NOPA Konzultácia

No Paper Just Online

Dohľadateľné dokumenty. Prehľadné procesy

NOPA prepája prichádzajúce dokumenty, spracovanie a schvaľovanie. Vidíte stav každého prípadu, kto má urobiť ďalší krok a čo sa udialo predtým.

Usporiadanie prezentácie Prehľad prevádzky
Správa dokumentov Logistika EQForm Hromadný e-mail

Prichádzajúca firemná papierová pošta

Od príjmu pošty až po digitálne odovzdanie

Príjem, skenovanie, kontrola a odovzdanie každodennej prichádzajúcej pošty v dohodnutom postupe. Spracované dokumenty možno priradiť k príslušnému prípadu a zodpovednej osobe.

Postup a lehotu spracovania dohodneme individuálne s každým zákazníkom.

Spracovanie prichádzajúcej pošty

Správa dokumentov

Cesta dokumentu od prijatia po uzavretie

Príklad procesu: prichádzajúci dokument treba identifikovať, skontrolovať a priradiť k správnemu prípadu.

  1. Kuriér preberá poštu a odovzdáva ju v centre NOPA – ilustrácia

    Prijatie

    Naskenovaný list, e-mail alebo nahraný PDF bude spracovaný.

    Čaká na spracovanie
  2. Skenovanie listu, vytvorenie PDF, rozpoznanie čiarového kódu a OCR – ilustrácia

    Identifikácia

    Rozpoznávanie textu a návrhy údajov pomáhajú pri klasifikácii. Úradník kontroluje údaje.

    Prebieha kontrola
  3. Bezpečné uloženie dokumentu a zdieľanie so zákazníkom podľa oprávnení – ilustrácia

    Postúpenie

    Dokument sa priradí k správnemu prípadu a zodpovednej osobe s potrebnými krokmi schvaľovania.

    Čaká na schválenie
  4. Dokumentové rozhranie NOPA s náhľadom a verziami, s anonymizovanými ukážkovými údajmi

    Dohľadateľný

    Spolu s dokumentom možno sledovať históriu verzií, rozhodnutí a prístupov.

    Uzavretý prípad

Prvé tri obrázky sú generované ilustrácie procesu; štvrtý zobrazuje anonymizované rozhranie NOPA s ukážkovými údajmi v maďarčine. Kliknutím obrázok zväčšíte.

Podrobná správa dokumentovUsporiadanie prezentácie

Prevezmeme aj spracovanie papierových dokumentov

Softvér možno doplniť o príjem pošty, priemyselné skenovanie a triedenie dokumentov. Analýza môže zahŕňať aj existujúcu evidenciu pošty a procesy prichádzajúcej pošty v NOPA.

Spracovanie prichádzajúcej poštyTriedič dokumentov

Prispôsobené firemným procesom

Správu dokumentov možno prepojiť s udalosťami doručovania v E-route a s existujúcimi systémami. Moduly na tvorbu PDF, faktúr a elektronických faktúr možno dodať podľa osobitne dohodnutých požiadaviek.

Podrobná správa dokumentov

Produkty NOPA

Ktorý proces chcete zlepšiť?

Dokumenty, dodávka, dátové listy alebo komunikácia so zákazníkom: začnite tým, čo dnes spôsobuje najviac manuálnej práce.

Správa dokumentov

Spracovanie, schvaľovanie a vyhľadávanie prichádzajúcich dokumentov s vysledovateľnými zodpovednosťami.

Otvorenie produktu

E-route

Príprava na trasa, odovzdanie a spätná väzba vodiča v sledovateľnom procese doručenia.

Otvorenie produktu

EQForm

Komplexné dátové listy, výpočty a správy s ovládateľnými a testovateľnými obchodnými pravidlami.

EQForm podrobne

Hromadný e-mail

Plánovaná komunikácia so zákazníkom s sledovateľným odoslaním a spracovaním chýb doručenia.

Otvorenie produktu

Pre koho je to určené?

Obchod, IT a audit vidia rovnaký proces

NOPA je pre tých, ktorí zvažujú náklady, riziko, dodaciu lehotu, integráciu a operácie medzi oddeleniami.

Výkonný pohľad

Menej ručnej manipulácie, nižšie prevádzkové riziko, rýchlejší audit

Úlohy, rozhodnutia a udalosti doručenia patriace k dokumentom je možné sledovať spoločne. To uľahčuje nájdenie blokády a výber ďalšieho kroku.

  • merateľný čas obratu a chybovosť
  • riadený pilot a postupná migrácia
  • samostatne dohodnuté podmienky podpory a servisu

Úvod

Začíname jasne vymedzeným procesom

1. Spoločná analýza

Kontrolujeme dokumenty, kto je zodpovedný, denný objem a existujúce systémy.

2. Dohodnutý prvý krok

Evidujeme uvádzané funkcie, jednotlivé úpravy a podmienky prijatia.

3. Používanie a rozšírenie

Na základe skúseností a nameraných výsledkov rozhodneme o zapojení ďalších procesov.

Zdokumentované postupy

Spoznajte postupy a technické zázemie

Podrobnosti o uchovávaní, vyhotovovaní kópií a spracúvaní osobných údajov nájdete v oficiálnych maďarských dokumentoch.

Elektronická správa a archivácia dokumentov Postup vyhotovovania kópií Zásady archivácie Zásady ochrany osobných údajov

NOPA X a podporované verzie

Technická štruktúra novej platformy a doby podpory verzií sú dostupné v samostatnom prehľade.

Platforma a plán rozvoja

Znalostná báza na podporu rozhodovania

Podklady pre vaše ďalšie rozhodnutie

Celá vedomostná základňa podľa témy · Úvod a cenové úvahy

Časté otázky o digitalizácii · Digitálny archív · Uchovávanie a získavanie · Cesta dokumentu – príklad procesu

Kedy by ste mali prejsť, ako by sa mal začať úvod a na čo si dať pozor v každodennej prevádzke?

Otázka rozhodnutia

5 výhod, ktoré NOPA poskytuje spoločnostiam

Päť kritérií na hodnotenie správy dokumentov: strávený čas, kvalita, úroveň služieb, právne otázky a bezpečnosť.

Čítanie článku
Úvod

Ako začať s prechodom z papierovej správy na digitálnu správu dokumentov?

Organizačná a prevádzková príprava na prechod na digitálnu správu dokumentov.

Čítanie článku
Súlad

Ako sa vysporiadať s neustálym tlakom na dodržiavanie zákonov?

Úloha správy dokumentov a regulovaných postupov pri úlohách zhody.

Čítanie článku
Ďalšie odborné články
Dôvod na zmenu

Kedy sa bezpapierová kancelária stane každodennou prevádzkovou výhodou?

Výhody bezpapierovej prevádzky v každodennej administratíve.

Čítanie článku
Prevádzka

Ako NOPA pomáha pri správe spoločnosti?

Správa dokumentov, bezpečnosť dát a spolupráca v správe spoločnosti.

Čítanie článku
Zákaznícky servis

Čo znamená nová éra administratívy pre manažéra služieb zákazníkom?

Správa dokumentov služieb zákazníkom a súvisiacej komunikácie.

Čítanie článku
Komunikácia

Kedy sa hromadný e-mail stane kontrolovaným kanálom namiesto obchodného rizika?

Doručenie, reputácia odosielateľa a sledovateľné doručovanie e-mailov.

Čítanie článku
Pojmy v skratke

Vysvetlenie skratiek a technických výrazov používaných na produktových stránkach.

OCR — Optical Character Recognition
Rozpoznávanie textu: konvertuje text naskenovaného dokumentu alebo obrázka na vyhľadávateľné a spracovateľné údaje.
API — Application Programming Interface
Zdokumentované rozhranie pripojenia, na ktorom si dva systémy môžu vymieňať údaje a akcie.
Workflow / audit trail
Pracovný postup reguluje pracovné kroky a zodpovedných; audit trail zaznamenáva, kto čo, kedy a čo urobil.
Tenant / scope
Nájomník je izolované klientske prostredie; rozsah definuje, ku ktorým údajom a operáciám má používateľ alebo systém prístup.
Dispatch / proof
Odbavenie je centrálna koordinácia trás; dôkazom je zaznamenaný dôkaz o dodaní alebo plnení.
SLA — Service Level Agreement
Dohoda stanovujúca dohodnuté úrovne služieb. Konkrétne podmienky je potrebné vždy dojednať samostatne.
ERP / CRM
Systém riadenia podniku ERP; CRM je systém, ktorý pomáha riadiť vzťahy so zákazníkmi.
SPF — Sender Policy Framework
Vlastník domény určuje, ktoré poštové servery môžu odosielať poštu v mene domény.
DKIM — DomainKeys Identified Mail
Digitálny podpis pomáha overiť integritu odosielajúcej domény a listu.
DMARC — Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance
Pravidlo založené na výsledku SPF a DKIM a zhode domény odosielateľa, ktoré riadi spracovanie a hlásenie zlyhania autentifikácie.
AI / metadata
AI je umelá inteligencia. Metadáta sú údaje, ktoré popisujú dokument, ako napríklad partner, dátum alebo typ; AI môže poskytnúť návrhy na identifikáciu.

Ďalší krok

Ukážte nám reálny proces a my navrhneme prvý pracovný krok

Na krátkom stretnutí zmapujeme cestu dokumentu, body zodpovednosti a potrebu integrácie. Potom dáme konkrétny návrh, ktorý je možné postupne zavádzať.

Chcem to konzultovať