1. Buďte majstrom kruhu dokumentov
Každý typ dokumentu by mal mať obchodného manažéra. Označuje nové potreby, rieši výnimky z klasifikácie a reviduje pravidlá uchovávania s príslušnými profesionálnymi aktérmi. Nový typ zmluvy alebo zmenený proces môžu ovplyvniť aj informačný systém.
2. Zadržanie je viac ako len dátum
Uchovávanie je regulované trvanie a poradie uchovávania. Okrem typu dokumentu by mal register obsahovať základ pravidla, udalosť, ktorá spustila lehotu, zodpovednú osobu a akúkoľvek prekážku zrušenia. Výnimku z dôvodu prebiehajúceho prípadu je tiež potrebné riešiť dohľadateľným spôsobom.
Samotné uplynutie platnosti by nemalo byť nezačiarknutým pokynom na odstránenie. Postup kontroly, schválenia a implementácie by mal byť interpretovateľný neskôr. Konkrétne termíny musia byť stanovené na základe platných predpisov organizácie.
3. Skúste vyhľadávanie so skutočnými otázkami
Nájdite uzavretý prípad pre partnera, jeho schválený dokument a predchádzajúcu verziu. Zmerajte čas a zaznamenajte chýbajúce údaje vyhľadávania. Nepresné metadáta by sa mali opraviť počas procesu klasifikácie a nemali by ste ich obísť ďalším manuálnym zoznamom.
4. Skontrolujte prístupové a kontrolné záznamy
Povolenia sa musia prehodnotiť aj pri zmene zamestnania alebo odchode. Na vzorke skontrolujte, či sa dá získať používateľ, ktorý nahral video, modifikátor, schvaľovateľ a dátum akcie. Vopred objasňuje rozsah údajov požadovaných na účely auditu.
5. Ukladanie a archivácia sú rôzne úlohy
Záloha slúži na obnovu po poruche. Archívny systém upravuje, ktorý dokument sa musí uchovávať, v akom kontexte a ako dlho. Fungovanie oboch sa musí skontrolovať: v archívoch by mal prebiehať test resetovania a pravidelné odbery vzoriek.
Ďalší krok
Poraďte sa s nami o vašom vlastnom procese spracovania dokumentov.