Čím bude archív užitočný?
Okrem obyčajného uchovávania spisov je potrebná jednotná klasifikácia, identifikátor prípadu a poradie prístupu. V procese správy dokumentov NOPA nahrávanie, verzie a súvisiace rozhodnutia spolu poskytujú kontext dokumentu.
Sťahovanie a sledovanie dokumentov
V prieskume vyberáme vyhľadávacie polia potrebné pre každodennú prácu: napríklad partner, typ dokumentu, dátum a ID prípadu. Rozpoznaný text vám pomáha pri vyhľadávaní a verzie a história operácií ukazujú, ako sa dokument dostal do aktuálneho stavu.
Testom každodenného používania môže byť hľadanie uzavretého prípadu z niekoľkých východísk: na základe mena partnera, ID prípadu alebo známeho dátumu. Ak je výsledok neistý, je potrebné preskúmať zjednotenie údajov a vzťahy medzi dokumentmi. Posúdenie návykov vyhľadávania vám pomôže vybrať polia, ktoré skutočne potrebujete.
Poradie uchovania prispôsobené organizácii
Pre každý typ dokumentu sa musí zaznamenať doba uchovávania, začiatok uzávierky a výnimky. Dátum uplynutia platnosti je kontrolným bodom: podmienky a schválenie zrušenia musia byť stanovené samostatne. Dostupná automatizácia je dohodnutá na základe daného systému a verzie.
Aktívny prípad a uzavretý spis môžu predstavovať inú dennú úlohu. Je vhodné definovať samostatne, kto môže opraviť údaje, kto môže zobraziť predchádzajúce verzie a kto môže iniciovať kontrolu pravidla uchovávania. Výnimky by mali mať aj zdokumentovaný dôvod a zodpovednú osobu.
Prístup a overiteľná história
Zamestnanci by mali mať prístup na základe ich úlohy a úlohy. Najnovšia verzia PDF na kontrolu nemusí nevyhnutne stačiť: možno budete potrebovať aj aktuálnu verziu, schvaľovateľa a dátumy prevádzky.
Pri overovacom teste skúma prístup s autorizovanou aj neautorizovanou rolou. Pri príprave auditu si dohodnite požadované dôkazy a spôsob ich doručenia. Prevádzková história dostupná v systéme by sa mala kontrolovať na základe danej verzie a nastavení nasadenia.
Ako ho pripravíme?
Preskúmame existujúce zásoby, vyhľadávacie návyky a pravidlá. Skontrolujeme klasifikáciu, oprávnenia a vyhľadávanie vybraného súboru a na základe nich potom určíme ďalší krok úvodu.
Okrem súborov sa pri preberaní existujúcich súborov počítajú aj metadáta, vzťahy medzi prípadmi a prístupy. Skontrolujeme odber na malej vzorke a následne zaznamenáme podmienky prijatia. Prevádzkové zálohovanie a uchovávanie dokumentov sú samostatné úlohy: za obe by mala byť určená osoba zodpovedná.
Návod na obsluhu po realizácii · Celý proces správy dokumentov · Zásady archivácie
Ďalší krok
Poraďte sa s nami o vašom vlastnom procese spracovania dokumentov.