Ktorý proces spoplatňujeme zavedenie?
Pred výberom správcu dokumentov vyberte prvý kruh dokumentu a jeho úplnú cestu. Ďalšou úlohou je vytvorenie prehľadávateľného archívu a ďalšou úlohou je schvaľovací proces zahŕňajúci viacerých aktérov napojených na externé systémy. Ponuku je možné porovnávať, ak popisuje rovnaký rozsah dokumentov, objem dát a prevádzku.
Čo určuje náklady?
Pri konzultácii sú dôležití aj používatelia a roly, množstvo prichádzajúcich dokumentov, kvalita existujúceho súboru, potrebné skenovanie a rozpoznávanie textu, ako aj systémové prepojenia. Prevádzka, podpora a predpokladaná dostupnosť musia byť objasnené samostatne. Toto sú kritériá ponuky; konkrétne jednotky odmeňovania sú pevne stanovené v ponuke.
Jednorazové a priebežné výdavky
Požiadajte, aby prieskum, nastavenie, migrácia údajov, integrácie a školenia boli uvedené samostatne. Priebežné poplatky súvisiace s používaním, prevádzkou, podporou alebo dohodnutým spracovaním dokumentov systému by mali byť viditeľné oddelene od tohto. Zaznamenajte si aj to, aký druh zmeny si vyžaduje novú ponuku.
Čo by ste mali žiadať pri popise migrácie a integrácie?
Migrácia by nemala znamenať len kopírovanie súborov: musí sa objasniť aj prenos identifikátorov prípadov, metadát, verzií a prístupov. Pre každé systémové pripojenie by mal byť známy vlastník údajov, rozsah prenášaných údajov, zosúladenie identifikátorov a spracovanie chýb. Pomocou vzoriek skontrolujte, či sa prijatý dokument naozaj dá nájsť a či je dostupný správnemu používateľovi.
Ako sa dá naplánovať úvodný čas?
Harmonogram ovplyvňujú aj vzorky dokumentov, osoby s rozhodovacou právomocou a prístup k existujúcim systémom. Majte oddelenú fázu hodnotenia, nastavenia, skúšania a odovzdávania. K dátumom by mali byť zaznamenané aj úlohy klienta a dodávateľa, aby ste videli, ktorá závislosť môže oddialiť ďalší krok.
Aké by mali byť podmienky prijatia?
Vyberte si niektoré úlohy, ktoré je možné prehrať so skutočnými dokumentmi: príjem, klasifikácia, schválenie, získanie a spracovanie výnimky. Určite, kto bude hodnotiť výsledky testov a čo predstavuje prijateľnú prevádzku. Súčasťou odovzdania má byť aj kontrola oprávnení a zaškolenie zamestnancov.
Ako merať výkonnosť podniku?
Zmerajte aktuálne časy vyhľadávania a spracovania, počet neúplných súborov a oneskorené prípady. Po úvode porovnajte rovnaké ukazovatele podľa rovnakých pravidiel. Percentuálne úspory alebo čas návratnosti by ste mali vypočítať iba na základe vlastných počiatočných údajov a skutočných skúseností.
Čo je potrebné pre odsúhlasenie NOPA?
Prineste si niekoľko typických vzorov dokumentov na zdieľanie, odhady množstva a stručný popis vášho aktuálneho procesu. Pomenujte zapojené roly, zapojené systémy a požadovaný prvý výsledok. Na základe nich možno určiť konkrétny obsah prieskumu a ponuky.
Digitalizácia: čo má obsahovať cenová ponuka?
EQForm: od formulára k otestovaným obchodným pravidlám