Najprv opíšte dokumentový fond
Zaznamenajte odhadovaný počet strán, počet dokumentov, rozmery a stav. Úloha spracovania organizovanej, jednotnej dávky a zmiešaných súborov nie je rovnaká. Prípravu ovplyvňujú aj obojstranné strany, prílohy, zošité dokumenty a špeciálne veľkosti. Tie by sa mali objaviť aj vo vzorke, z ktorej ponuka vychádza.
Aký by mal byť výsledok spracovania?
Ujasnite si, či je potrebný obrazový súbor, prehľadávateľný PDF alebo dokument odovzdaný s údajmi. Samostatnou úlohou môže byť jednotná správa názvu súboru, štruktúry priečinkov, hraníc dokumentu a identifikátorov prípadu. Popisujú tiež hĺbku OCR a validáciu metadát: obyčajná vyhľadávateľnosť je iné očakávanie ako dávková validácia kritických polí.
Príjem a manipulácia s papierom
Dodanie, evidencia príjmu, prístup a vrátenie alebo skladovanie po spracovaní musia byť koordinované. Malo by byť možné sledovať, ktorý digitálny prenos bol vyrobený z akého stohu papiera. O ďalšom osude pôvodných dokumentov je potrebné samostatné rozhodnutie; samotné skenovanie nepredstavuje povolenie na zničenie papiera.
Ktoré položky má ponuka uvádzať samostatne?
Prípravu, skenovanie, rozpoznávanie textu, zadávanie údajov, kontrolu kvality a odovzdanie je vhodné uviesť samostatne. Opýtajte sa na opätovné spracovanie chybných strán, neštandardné formáty a prípadný import do cieľového systému. Jednotky účtovania sa môžu pri jednotlivých položkách líšiť. Ponuka musí určiť, čo patrí do dohodnutého rozsahu.
Jednorazové spracovanie archívu alebo priebežný príjem?
Spracovanie predchádzajúceho archívu je konečný projekt, ale každodenná prichádzajúca pošta je trvalou operáciou. V prípade priebežného spracovania je potrebné objasniť aj kolísanie denného množstva, preberacie časy a predpokladaný termín dodania. V prípade jednorazového projektu vám pri plánovaní pomôže rýchlosť spracovania a akceptácia jednotlivých častí.
Ako porovnať ponuky?
Vyžiadajte si cenovú ponuku s rovnakou vzorkou a rovnakým očakávaným výstupom. Porovnajte si celkovú cenu vrátane prípravy, overenia, manipulácie s papierom a prenosu dát. Zaznamenajte účtovanie množstiev, poradie opravy chýb a podmienky prevzatia. Pre presný poplatok je potrebné so NOPA dohodnúť aj skutočnú úlohu a vzorky dokumentov.