Kapacitu spracovania možno prispôsobiť skutočnému počtu zásielok a strán zákazníka.
Späť na NOPA
Prichádzajúca firemná pošta a digitalizácia
Spracovanie došlej pošty od prijatia listu až po digitálne doručenie
Prijímame a digitalizujeme prichádzajúcu firemnú papierovú poštu a odovzdávame ju do dohodnutého systému. Skenovanie je možné doplniť o OCR, overovanie údajov a triedenie dokumentov. Postup a lehotu spracovania dohodneme individuálne s každým zákazníkom.
Priamy príjem poštyPriemyselné skenovanieOCR a skontrolujteAuditovaný prenos
Príjem, skenovanie, kontrola kvality a zasielanie sa vykonávajú v sledovateľných krokoch.
Po predchádzajúcej dohode odovzdáme hotový digitálny dokument najneskôr do 10 minút od jeho dokončenia. Týchto 10 minút sa nezačína počítať od prijatia papierovej pošty.
Servisný model
Od došlého listu až po dokument priradený k prípadu
Fyzické zásielky možno doručiť na dohodnuté miesto spracovania a zabezpečujeme aj vyzdvihnutie pošty. Miesta, frekvenciu a podmienky vyzdvihnutia dohodneme individuálne s každým zákazníkom. Službu poskytuje OWM System Kft. v spojení s riešeniami správy dokumentov NOPA.
Príjem a príprava pošty
Pred začatím spracovania dohodneme prevzatie, pokyny na otváranie pošty a postup pre zásielky, ktoré sa majú spracovať oddelene.
Priemyselné skenovanie a kontrola
Z papiera vytvoríme digitálny dokument v dohodnutom formáte. Kontrolujeme úplnosť, čitateľnosť a orientáciu strán aj správne oddelenie jednotlivých dokumentov.
Identifikácia a triedenie
OCR pomáha pri rozpoznávaní textu. Návrhy priradenia k partnerovi, prípadu alebo typu dokumentu posudzujeme podľa dohodnutého kontrolného postupu.
Digitálny prenos
Spracovaný dokument možno priradiť k príslušnému prípadu a zodpovednej osobe v správe dokumentov NOPA, v dohodnutom podnikovom systéme alebo v prepojenom úložisku.
Digitálna podateľňa
Externé spracovanie prichádzajúcej pošty a digitálna podateľňa
Digitálna podateľňa (digital mailroom) prepája príjem firemnej papierovej pošty s digitalizáciou, identifikáciou a odovzdaním dokumentov k príslušnému prípadu alebo zodpovednej osobe. Z prichádzajúceho listu vznikne overený digitálny dokument použiteľný vo firemných procesoch.
So službou NOPA navrhneme externé spracovanie prichádzajúcej pošty od prevzatia cez skenovanie a kontrolu až po digitálne odovzdanie. OCR, triedenie dokumentov, potrebné údaje a prepojenia systémov môžu byť súčasťou dohodnutého postupu. Rozsah úloh, kapacitu a termín odovzdania stanovujeme individuálne pre každého zákazníka.
Príchoddoručenie
Prípravademolácia a usporiadanie
Skenovaniepriemyselná digitalizácia
KontrolaOCR a kvalita
Odovzdanieworkflow alebo skladovanie
Overený príklad z praxe
Identifikácia a overené usporiadanie dennej dávky pošty
Kontrola a usporiadanie skutočne spracovanej dávky firemnej pošty. Príklad predstavuje pracovný postup bez zverejnenia identity zákazníka alebo identifikačných údajov z dokumentov.
Identifikácia obálky a dokumentu
Dokumenty sme identifikovali podľa overiteľných údajov z obálky a samotného dokumentu. Rozhodnutia o zaradení sme zaznamenali v samostatnom zázname spracovania.
Usporiadanie podľa obchodnej jednotky
Po overení zaradenia dostali digitálne dokumenty jednotné názvy a boli usporiadané podľa obchodných jednotiek. Zachovali sme aj súvislosť medzi viacerými naskenovanými PDF časťami patriacimi k jednej obálke.
Zachovanie naskenovaných súborov
Pred usporiadaním sa vytvorila záloha pôvodných digitálnych súborov. Kontrolné súčty (SHA-256) potvrdili zhodu usporiadaných PDF so zálohami a kontrola počtu strán potvrdila zachovanie strán. Usporiadanie nezmenilo obsah PDF.
Evidencia na úrovni zásielky
Zápis evidovaných poštových zásielok sme skontrolovali samostatne. Viacero PDF častí z jednej obálky patrilo k jednej zásielke, takže rozdelenie dokumentu nevytvorilo duplicitné záznamy zásielok.
Podmienky pre každodenné spracovanie pošty
Dohodnutý postup od prevzatia až po nakladanie s papierovými originálmi
Priebežné spracovanie prichádzajúcej pošty nastavíme podľa denného počtu zásielok a strán, typov dokumentov a požadovaného digitálneho odovzdania.
Prevzatie a výnimky
Zaznamenáme spôsob prevzatia, pokyny na spracovanie a postup pre zásielky vyžadujúce osobitné zaobchádzanie.
Začiatok lehoty na odovzdanie
Po predchádzajúcej dohode odovzdáme hotový digitálny dokument najneskôr do 10 minút od jeho dokončenia. Týchto 10 minút sa nezačína počítať od prijatia papierovej pošty. Termíny skenovania a kontroly dohodneme s každým zákazníkom osobitne.
Nakladanie s papierovými originálmi
Originály papierových dokumentov na požiadanie uchováme alebo ich po predchádzajúcej dohode zničíme. Podmienky uchovávania, vrátenia a zničenia dohodneme pred spracovaním; samotné skenovanie nie je pokynom na zničenie.
Pre koho je služba vhodná?
Tam, kde si množstvo papiera vyžaduje vlastný tím a neustály monitoring
Veľký objem prichádzajúcej pošty
Denný objem zásielok spôsobuje preťaženie alebo sa papier musí presúvať medzi niekoľkými miestami.
Auditovaná operácia
Je dôležité, aby bolo možné neskôr overiť príjem, spracovanie a doručenie.
Oneskorenie digitalizácie
Čas interného tímu by sa mal namiesto skenovania uvoľniť na vecnú administratívu.
Integrovateľná prevádzka NOPA X
Digitalizovaný dokument nezostáva osamotený
Triedič dokumentovPrehliadač PDF, návrh metadát, dávkové operácie a priradenie k auditovanému obchodnému účelu.
OCR a extrakcia obsahuVyhľadávateľný text a pripravené metadáta na ďalšie spracovanie.
Systémová integrácia a zdieľané úložiskoVytvoríme individuálne prepojenie s ERP aj inými podnikovými systémami. Hotové súbory môžeme odovzdať aj do zdieľaného úložiska.
Oprávnenia a auditPrístup, zmena a prenos môžu byť riešené v zdokumentovanom procese.
Ukladanie naskenovaných dokumentov
Digitálne uchovávanie bez osobitného poplatku
Digitálne kópie nami naskenovaných dokumentov uchovávame počas celého trvania zmluvy o poskytovaní služieb bez osobitného poplatku za úložisko.
Platí to pre digitálne kópie. Podmienky uchovávania papierových originálov dohodneme osobitne.
Často kladené otázky
Odpovede pre vaše rozhodnutie
Je možné prevziať spracovanie každodennej došlej papierovej pošty?
Áno, službu príjmu pošty, priemyselného skenovania a triedenia dokumentov NOPA možno nastaviť aj na priebežný príjem. Službu navrhneme podľa denného objemu, typov dokumentov a požadovaného digitálneho odovzdania.
Odkedy sa počíta najviac 10 minút na odovzdanie?
Po predchádzajúcej dohode odovzdáme hotový digitálny dokument najneskôr do 10 minút od jeho dokončenia. Týchto 10 minút sa nezačína počítať od prijatia papierovej pošty. Termíny skenovania a kontroly dohodneme s každým zákazníkom osobitne.
Koľko sa dá spracovať?
Kapacitu nastavíme podľa denného počtu zásielok a strán, typov dokumentov a potrieb kontroly. Pri posúdení potrieb zohľadníme aj denné výkyvy a požadovanú lehotu odovzdania.
Kam idú hotové súbory?
Dokumenty môžeme odovzdávať do ERP aj iných podnikových systémov prostredníctvom individuálneho prepojenia. Spôsob prenosu prispôsobíme možnostiam cieľového systému a požadovaným údajom. Namiesto priamej integrácie môžeme hotové súbory odovzdať aj do zdieľaného úložiska.
Čo sa stane s papierovými originálmi?
Originály papierových dokumentov na požiadanie uchováme alebo ich po predchádzajúcej dohode zničíme. Podmienky uchovávania, vrátenia a zničenia dohodneme pred spracovaním; samotné skenovanie nie je pokynom na zničenie.
Aké údaje sú potrebné na cenovú ponuku?
Službu určujú počet zásielok a strán, typy dokumentov, prípravné a kontrolné úlohy, odovzdávané údaje a systémové prepojenia. Na posúdenie potrieb potrebujeme niekoľko typických vzoriek dokumentov a opis súčasného postupu.
Môžete požiadať iba o skenovanie?
Áno, digitalizáciu možno poskytovať ako samostatnú službu. Podľa potreby ju možno doplniť o OCR, triedenie, zadávanie metadát, kontrolu kvality a odovzdanie do pracovného postupu.
Koľko stojí digitálne uchovávanie naskenovaných dokumentov?
Digitálne kópie nami naskenovaných dokumentov uchovávame počas celého trvania zmluvy o poskytovaní služieb bez osobitného poplatku za úložisko. Platí to pre digitálne kópie. Podmienky uchovávania papierových originálov dohodneme osobitne.
Ďalší krok
Naplánujte si s nami spracovanie došlej pošty
Napíšte nám, koľko približne zásielok denne prichádza a ako sa dnes dokumenty dostávajú k pracovníkom, ktorí vybavujú jednotlivé prípady. Počas krátkej konzultácie prejdeme typy dokumentov, kontrolné body a požadované digitálne odovzdanie.
Praktické návody
Časté otázky o digitalizácii · Digitálny archív · Tok dokumentov a E-route - názorný príklad