Štart: dokument príde
Spoločnosť dostane dokument súvisiaci so zásielkou v papierovej forme. Prijímač zaznamená príjem, dokument sa naskenuje a skontroluje sa úplnosť strán. Cieľom je zabezpečiť, aby dokument neležal kolegovi v schránke a čakal na ďalšie spracovanie.
Možnosti skenovania a spracovania papiera
Identifikácia: návrh kontroluje človek
Údaje extrahované z rozpoznávania textu môžu pomôcť identifikovať partnera a prípad. Spracovateľ skontroluje návrh. Ak je odkaz neúplný, dokument zostáva až do objasnenia s určenou zodpovednou osobou.
Triedenie a kontrola dokumentov
Spracovanie: jasný ďalší krok
Skontrolovaný dokument sa odošle príslušnému prípadu a schvaľovateľovi. Pre účastníkov status a zodpovedná osoba naznačujú, čo príde. V prípade chybných alebo neúplných dokladov by mal byť súčasťou anamnézy aj dôvod vrátenia.
Odkaz na E-route
Ak záležitosť súvisí s prepravou, dokument musí byť spojený s príslušným letom, nákladným listom alebo odovzdávacou udalosťou. Spoločné identifikátory a prenos dát medzi E-route a správou dokumentov budú dohodnuté v čase predstavenia; nie sú vo všetkých systémoch rovnaké.
Úloha E-route v ekosystéme NOPA · Spätná väzba v teréne s aplikáciou pre Android
Záver: záležitosť, ktorá sa dá pochopiť neskôr
Keď je prípad uzavretý, konečný dokument, verzie a história rozhodnutí spolu poskytujú interpretovateľný obraz. Dokument zostáva dostupný podľa pravidiel uchovávania a prístupu organizácie. V prípade neskoršej otázky zákazníka pomáha pri vyhľadávaní ID prípadu.
Čo sa oplatí merať?
Čas, ktorý uplynul od prijatia do objednávky zodpovednej osobe, podiel dokumentov vrátených na objasnenie a čas potrebný na získanie uzavretého prípadu. Očakávané zlepšenie je možné určiť na základe počiatočného merania a testovania.
Podniková administratíva · Digitálny archív · Často kladené otázky
E-route: od prípravy trasy po jej uzavretie
Ďalší krok
Poraďte sa s nami o vašom vlastnom procese spracovania dokumentov.