Optimalizácia procesov
Podniková správa je často drahá, pretože dokumenty prechádzajú viacerými systémami, viacerými e-mailami a viacerými manuálnymi miestami zodpovednosti. Účelom NOPA je, aby príjem, spracovanie, schvaľovanie, archivácia a vyhľadávanie dokumentov prebiehalo v merateľnom procese.
To je užitočné najmä v oblasti dopravy, služieb zákazníkom a financií, pretože stav dokumentu často priamo určuje ďalší obchodný krok.
Bezpečná správa informácií
Správa dokumentov nemôže byť otvorené zdieľanie súborov. Potrebné sú roly, kontrolovaný prístup, protokolované operácie a operácia, v ktorej manažér, audítor a IT vidia body zodpovednosti. Technologické zameranie úvodnej stránky NOPA je preto založené na izolácii nájomníkov, udalostiach auditu a zmluvách API.
Compliance Automation
Z hľadiska súladu spočíva hodnota automatizácie v tom, že zostáva menej rozhodnutí, ktoré si treba zapamätať manuálne. Ak systém vie, aké metadáta sú potrebné, ktorý dokument je kde uložený, kedy ho možno uzavrieť, kedy sa má archivovať a kto k nemu môže pristupovať, potom sa správa stáva predvídateľnejšou.
Výsledky pre prevádzkových manažérov
NOPA nie je len knižnica dokumentov. Digitálna administratívna chrbtica, ktorá môže znížiť manuálne chyby, urýchliť spracovanie, organizovať reťazec zodpovednosti a poskytnúť informácie o stave rozhodovania. Toto je rozdiel medzi úložiskom a obchodnou platformou.
Často kladené otázky pred nasadením
Ktorý administratívny proces má dnes najviac manuálne sledovanie stavu?
Hľadajte prípady, v ktorých je bežný telefonický alebo e-mailový dopyt na ďalší postup. Nakreslite odovzdania a označte osobu zodpovednú za každý štát.
Z ktorých systémov by sa mal prijať dokument alebo stav prípadu?
Do prieskumu možno zahrnúť aj korešpondenciu, ERP, CRM a existujúcu knižnicu dokumentov. Pre každé pripojenie musia byť definované prenášané údaje, spoločný identifikátor prípadu a správca údajov.
Ktorý SLA alebo interný termín je najčastejšie porušovaný dokumentom?
Porovnajte dohodnutý termín s prijatím, overením a schválením dokumentu. Dá sa tak oddeliť efekt chýbajúceho dokumentu, poradie na vybavovanie a čakanie na rozhodnutie.
Akú správu potrebuje manažér, aby mohol merať zlepšenie?
O zmene prevádzky svedčí doba obratu, pomer vrátených dokladov a počet prípadov po lehote splatnosti. Merajte s rovnakou definíciou pred a po zavedení.