NOPA Konzultace

No Paper Just Online

Dohledatelné dokumenty. Přehledné procesy

NOPA propojuje příchozí dokumenty, zpracování a schvalování. Vidíte stav každého případu, kdo má udělat další krok a co se stalo dříve.

Uspořádání prezentace Přehled provozu
Správa dokumentů Logistika EQForm Hromadný e-mail

Příchozí firemní papírová pošta

Od příjmu pošty až po digitální předání

Příjem, skenování, kontrola a předání každodenní příchozí pošty v dohodnutém postupu. Zpracované dokumenty lze přiřadit k příslušnému případu a odpovědné osobě.

Postup a lhůtu zpracování sjednáváme individuálně s každým zákazníkem.

Zpracování příchozí pošty

Správa dokumentů

Cesta dokumentu od přijetí po uzavření

Příklad procesu: příchozí dokument je třeba identifikovat, zkontrolovat a přiřadit ke správnému případu.

  1. Kurýr přebírá poštu a předává ji v centru NOPA – ilustrace

    Přijetí

    Naskenovaný dopis, e-mail nebo nahraný PDF bude zpracován.

    Čeká na zpracování
  2. Skenování dopisu, vytvoření PDF, rozpoznání čárového kódu a OCR – ilustrace

    Identifikace

    Rozpoznávání textu a návrhy dat pomáhají s klasifikací. Úředník zkontroluje údaje.

    Probíhá kontrola
  3. Bezpečné uložení dokumentu a sdílení se zákazníkem podle oprávnění – ilustrace

    Předání

    Dokument se přiřadí ke správnému případu a odpovědné osobě s potřebnými kroky schvalování.

    Čeká na schválení
  4. Dokumentové rozhraní NOPA s náhledem a verzemi, s anonymizovanými ukázkovými daty

    Dohledatelný

    Spolu s dokumentem lze sledovat historii verzí, rozhodnutí a přístupů.

    Uzavřený případ

První tři obrázky jsou generované ilustrace procesu; čtvrtý zobrazuje anonymizované rozhraní NOPA s ukázkovými daty v maďarštině. Kliknutím obrázek zvětšíte.

Správa dokumentů v detailuUspořádání prezentace

Převezmeme i zpracování papírových dokumentů

Software lze doplnit o příjem pošty, průmyslové skenování a třídění dokumentů. Analýza může zahrnovat i stávající evidenci pošty a procesy příchozí pošty v NOPA.

Zpracování příchozí poštyTřídič dokumentů

Přizpůsobeno firemním procesům

Správu dokumentů lze propojit s událostmi doručování v E-route a se stávajícími systémy. Moduly pro tvorbu PDF, faktur a elektronických faktur lze dodat podle samostatně dohodnutých požadavků.

Správa dokumentů v detailu

Produkty NOPA

Který proces chcete zlepšit?

Dokumenty, dodávka, datové listy nebo komunikace se zákazníky: začněte tím, co dnes způsobuje nejvíce manuální práce.

Správa dokumentů

Zpracování, schvalování a vyhledávání příchozích dokumentů s dohledatelnými odpovědnostmi.

Otevření produktu

E-route

Příprava na trasa, předání a zpětná vazba od řidiče ve sledovatelném procesu doručení.

Otevření produktu

EQForm

Komplexní datové listy, výpočty a zprávy se spravovatelnými a testovatelnými obchodními pravidly.

EQForm v detailu

Hromadný e-mail

Plánovaná komunikace se zákazníkem s sledovatelným odesláním a zpracováním chyb doručení.

Otevření produktu

pro koho to je?

Obchod, IT a audit vidí stejný proces

NOPA je pro ty, kteří zvažují náklady, rizika, dodací lhůtu, integraci a operace mezi jednotlivými odděleními.

Výkonný pohled

Méně ruční manipulace, nižší provozní riziko, rychlejší audit

Úkoly, rozhodnutí a události doručení patřící k dokumentům lze sledovat společně. To usnadňuje nalezení zablokování a výběr dalšího kroku.

  • měřitelná doba obratu a chybovost
  • řízený pilot a postupná migrace
  • samostatně dohodnuté podmínky podpory a služeb

Úvod

Začínáme jasně vymezeným procesem

1. Společná analýza

Kontrolujeme dokumenty, kdo je zodpovědný, denní objem a stávající systémy.

2. Dohodnutý první krok

Evidujeme zaváděné funkce, jednotlivé úpravy a podmínky přijetí.

3. Používání a rozšíření

Na základě zkušeností a naměřených výsledků rozhodneme o zapojení dalších procesů.

Zdokumentované postupy

Seznamte se s postupy a technickým zázemím

Podrobnosti o uchovávání, pořizování kopií a zpracování osobních údajů najdete v oficiálních maďarských dokumentech.

Elektronická správa a archivace dokumentů Postup pořizování kopií Zásady archivace Zásady ochrany osobních údajů

NOPA X a podporované verze

Technická struktura nové platformy a doby podpory verzí jsou k dispozici v samostatném přehledu.

Platforma a plán rozvoje

Znalostní základna pro podporu rozhodování

Podklady pro vaše další rozhodnutí

Celá znalostní báze podle tématu · Úvod a úvahy o cenách

Časté dotazy k digitalizaci · Digitální archiv · Uchovávání a získávání · Cesta dokumentu - příklad procesu

Kdy přejít, jak má začít úvod a na co si dát pozor v každodenním provozu?

Otázka rozhodnutí

5 výhod, které NOPA poskytuje společnostem

Pět kritérií pro hodnocení správy dokumentů: strávený čas, kvalita, úroveň služeb, právní otázky a bezpečnost.

Čtení článku
Úvod

Jak zahájit přechod z papírové na digitální správu dokumentů?

Organizační a provozní příprava na přechod na digitální správu dokumentů.

Čtení článku
Soulad

Jak se vypořádat s neustálým tlakem na dodržování zákonů?

Role správy dokumentů a regulovaných postupů při plnění úkolů.

Čtení článku
Další odborné články
Důvod změny

Kdy se bezpapírová kancelář stane každodenní provozní výhodou?

Výhody bezpapírového provozu v denní administrativě.

Čtení článku
Provoz

Jak NOPA pomáhá ve firemní administrativě?

Správa dokumentů, zabezpečení dat a spolupráce ve firemní administrativě.

Čtení článku
Zákaznický servis

Co znamená nová éra administrativy pro manažera zákaznických služeb?

Správa dokumentů zákaznických služeb a související komunikace.

Čtení článku
Komunikace

Kdy se hromadný e-mail stane kontrolovaným kanálem namísto obchodního rizika?

Doručitelnost, reputace odesílatele a sledovatelné doručování e-mailů.

Čtení článku
Koncepty ve zkratce

Vysvětlení zkratek a technických termínů používaných na produktových stránkách.

OCR — Optical Character Recognition
Rozpoznávání textu: převádí text naskenovaného dokumentu nebo obrázku na prohledávatelná a zpracovatelná data.
API — Application Programming Interface
Dokumentované propojovací rozhraní, na kterém si dva systémy mohou vyměňovat data a akce.
Workflow / audit trail
Pracovní postup reguluje pracovní kroky a odpovědné osoby; auditní stopa zaznamenává, kdo co, kdy a co dělal.
Tenant / scope
Tenant je izolované klientské prostředí; rozsah definuje, ke kterým datům a operacím má uživatel nebo systém přístup.
Dispatch / proof
Dispečink je centrální koordinace tras; dokladem je zaznamenaný doklad o dodání nebo plnění.
SLA — Service Level Agreement
Smlouva stanovující dohodnuté úrovně služeb. Konkrétní podmínky je nutné vždy sjednat samostatně.
ERP / CRM
Systém řízení podniku ERP; CRM je systém, který pomáhá řídit vztahy se zákazníky.
SPF — Sender Policy Framework
Vlastník domény určuje, které poštovní servery mohou odesílat poštu jménem domény.
DKIM — DomainKeys Identified Mail
Digitální podpis pomáhá ověřit integritu odesílající domény a dopisu.
DMARC — Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance
Pravidlo založené na výsledku SPF a DKIM a shodě domény odesílatele, které řídí zpracování a hlášení selhání ověřování.
AI / metadata
AI je umělá inteligence. Metadata jsou data, která popisují dokument, jako je partner, datum nebo typ; AI může poskytovat návrhy pro identifikaci.

Další krok

Ukažte nám skutečný proces a my navrhneme první pracovní krok

Na krátké schůzce zmapujeme cestu dokumentu, body odpovědnosti a potřebu integrace. Poté dáme konkrétní návrh, který lze postupně zavádět.

Chci to konzultovat