Od digitalizace po každodenní provoz
Pro úspěšný přechod je třeba naplánovat i cestu dokumentu: kdo jej obdrží, kdo jej zkontroluje a kdo jej později použije. Následující otázky vám pomohou připravit se na první schůzku.
Průmyslové skenování · Správa dokumentů · Digitální archiv · E-route
Často kladené otázky před nasazením
Co je třeba připravit pro posouzení digitalizace dokumentů?
Některé typické vzory dokumentů, denní nebo měsíční objem a popis aktuálních kroků zpracování. Je důležité znát odpovědné osoby, požadovaná vyhledávací data a existující systémy.
Jaký je rozdíl mezi skenováním a OCR?
Skenování vytváří digitální obraz papíru. OCR rozpoznává text v obrázku, takže jej lze prohledávat a zpracovávat; správnost rozpoznání musí být kontrolována na vzorcích.
Jak lze zkontrolovat kvalitu digitalizovaných dokumentů?
Je třeba zkontrolovat úplnost, pořadí, čitelnost stránek a údaje přiřazené k dokumentu. Před zpracováním by měl být zaznamenán způsob kontroly, odběr vzorků a osoba odpovědná za opravu chyb.
Jak později najít dokument?
Vyhledávání může pomoci podle typu dokumentu, partnera, data a identifikátoru případu. Rozpoznaný text je další možností vyhledávání; přístup k výsledkům je určen právy uživatele.
Kdo rozhoduje o době uchování a vymazání?
Určení profesionální manažeři organizace určují pravidla pro každý typ dokumentu. Kromě termínu musí být upřesněna i počáteční událost, výjimky a schválení výmazu; samotné skenování neumožňuje zničení papíru.
Pomáhá NOPA také se zpracováním papíru?
K softwaru lze připojit dohodnutý příjem pošty, průmyslové skenování a třídění dokumentů. Během průzkumu se zaznamenává množství, pořadí příjmu, očekávání kvality a manipulace s originály.
Jak souvisí E-route se správou dokumentů?
E-route podporuje proces doručení. Související dokumenty a události předání lze přiřadit k případu s běžnými obchodními identifikátory; způsob přenosu dat a potřebná systémová propojení budou probrána samostatně.
Jsou všechny funkce okamžitě dostupné při každém spuštění?
Obsah úvodu je dán použitou verzí, stávajícími systémy a dohodnutými potřebami. Výsledky průzkumu zaznamenávají funkce, které mají být zavedeny, potřebné úpravy a podmínky přijetí.
Kolik stojí digitalizace?
Příprava, skenování, rozpoznávání textu, ověřování dat a dodání společně definují úkol. Přesná nabídka vyžaduje kromě množství také vzory dokumentů a popis požadovaného výstupu.
Přiřadí OCR automaticky dokumentu správná velká a malá písmena?
Rozpoznávání textu a přiřazení velkých a malých písmen jsou samostatné úkoly. Na základě správně rozpoznaného textu může existovat několik možných partnerů nebo případů. Návrh klasifikace musí být přijat nebo opraven podle stanoveného kontrolního postupu.
Příprava nabídky digitalizace · OCR a podrobná klasifikace