Čím bude archiv užitečný?
Kromě pouhého ukládání souborů je vyžadována jednotná klasifikace, identifikátor případu a pořadí přístupu. V procesu správy dokumentů NOPA dává nahrání, verze a související rozhodnutí dohromady kontext dokumentu.
Vyhledávání a sledování dokumentů
V průzkumu vybíráme vyhledávací pole nezbytná pro každodenní práci: například partner, typ dokumentu, datum a ID případu. Rozpoznaný text vám pomůže při vyhledávání a verze a historie operací ukazují, jak se dokument dostal do aktuálního stavu.
Testem každodenního použití může být hledání uzavřeného případu z několika výchozích bodů: na základě jména partnera, ID případu nebo známého data. Pokud je výsledek nejistý, měla by se přezkoumat sjednocení dat a vztahy mezi dokumenty. Posouzení vyhledávacích návyků vám pomůže vybrat pole, která skutečně potřebujete.
Pořadí uchování přizpůsobené organizaci
U každého typu dokumentu musí být zaznamenána doba uchovávání, počátek lhůty a výjimky. Datum vypršení platnosti je kontrolní bod: podmínky a schválení zrušení musí být stanoveny samostatně. Dostupná automatizace je dohodnuta na základě daného systému a verze.
Aktivní případ a uzavřený spis mohou představovat jiný denní úkol. Vyplatí se samostatně definovat, kdo může opravovat data, kdo může prohlížet předchozí verze a kdo může iniciovat kontrolu pravidla uchování. Výjimky by měly mít také zdokumentovaný důvod a odpovědnou osobu.
Přístup a ověřitelná historie
Zaměstnanci by měli mít přístup na základě jejich role a úkolu. Pro kontrolu nejnovější PDF nutně nestačí: možná budete potřebovat také aktuální verzi, schvalovatele a data provozu.
V ověřovacím testu prověřuje přístup s autorizovanou i neoprávněnou rolí. Při přípravě auditu dohodněte požadované důkazy a způsob jejich doručení. Operační historie dostupná v systému by měla být kontrolována na základě dané verze a nastavení nasazení.
Jak ho připravíme?
Zkontrolujeme stávající zásoby, vyhledávací návyky a pravidla. Zkontrolujeme klasifikaci, oprávnění a načtení vybraného souboru a na jejich základě pak určíme další krok úvodu.
Při přebírání existujících souborů se kromě souborů počítají i metadata, případové vztahy a přístupy. Převzetí kontrolujeme na malém vzorku a následně zaznamenáváme podmínky převzetí. Provozní zálohování a uchovávání dokumentů jsou samostatné úkoly: za obojí by měla být určena osoba odpovědná.
Návod k obsluze po realizaci · Celý proces správy dokumentů · Zásady archivace