Který proces oceňujeme zavedení?
Před výběrem správce dokumentů vyberte první kruh dokumentu a jeho úplnou cestu. Dalším úkolem je vytvoření archivu s možností vyhledávání a další schvalovací proces zahrnující více aktérů připojených k externím systémům. Nabídku lze porovnávat, pokud popisuje stejný rozsah dokumentů, objem dat a provoz.
Co určuje náklady?
Při konzultaci jsou také důležití uživatelé a role, množství příchozích dokumentů, kvalita existujícího souboru, potřebné skenování a rozpoznávání textu a také systémové propojení. Provoz, podpora a předpokládaná dostupnost musí být objasněny samostatně. Toto jsou kritéria nabídky; konkrétní jednotky odměny jsou pevně stanoveny v nabídce.
Jednorázové i průběžné výdaje
Požádejte, aby průzkum, nastavení, migrace dat, integrace a školení byly uvedeny samostatně. Průběžné poplatky související s používáním, provozem, podporou nebo dohodnutým zpracováním dokumentů systému by měly být viditelné odděleně. Zaznamenejte také, jaký druh změny vyžaduje novou nabídku.
Na co byste se měli ptát v popisu migrace a integrace?
Migrace by neměla znamenat pouze kopírování souborů: musí být také vyjasněn přenos identifikátorů případů, metadat, verzí a přístupů. Pro každé systémové připojení by měl být znám vlastník dat, rozsah přenášených dat, sladění identifikátorů a zpracování chyb. Pomocí vzorků zkontrolujte, zda lze přijatý dokument skutečně nalézt a je k dispozici správnému uživateli.
Jak lze naplánovat dobu představení?
Plán je také ovlivněn vzorky dokumentů, osobami s rozhodovací pravomocí a přístupem ke stávajícím systémům. Mějte oddělenou fázi posouzení, nastavení, zkoušky a předání. Úkoly klienta a dodavatele by měly být také zaznamenány k datům, abyste viděli, která závislost může zdržet další krok.
Jaké by měly být podmínky přijetí?
Vyberte některé úkoly, které lze hrát se skutečnými dokumenty: příjem, klasifikace, schválení, vyhledání a zpracování výjimky. Určete, kdo bude hodnotit výsledky testu a co představuje přijatelný provoz. Součástí předání by měla být i kontrola oprávnění a proškolení zaměstnanců.
Jak měřit výkonnost podniku?
Změřte aktuální časy vyhledávání a zpracování, četnost neúplných souborů a zpožděné případy. Po úvodu porovnejte stejné ukazatele podle stejných pravidel. Procentuální úspory nebo dobu návratnosti byste měli vypočítat pouze na základě svých vlastních počátečních údajů a skutečných zkušeností.
Co je vyžadováno pro odsouhlasení NOPA?
Přineste některé typické vzorky dokumentů ke sdílení, odhady množství a stručný popis vašeho aktuálního procesu. Pojmenujte zapojené role, zapojené systémy a požadovaný první výsledek. Na základě nich lze určit konkrétní obsah ankety a nabídky.
Digitalizace: co má obsahovat cenová nabídka?
EQForm: od formuláře k otestovaným obchodním pravidlům