Nejprve popište soubor dokumentů
Zaznamenejte odhadovaný počet stran, počet dokumentů, rozměry a stav. Úkol zpracování organizované, jednotné dávky a smíšených souborů není stejný. Na přípravu mají vliv také oboustranné stránky, přílohy, sešité dokumenty a speciální velikosti. Ty by se měly objevit i ve vzorku, ze kterého je nabídka postavena.
Co by mělo být výsledkem zpracování?
Ujasněte si, zda je vyžadován soubor obrázku, prohledávatelný PDF nebo dokument předaný s daty. Jednotná správa názvu souboru, struktury složek, hranic dokumentů a identifikátorů případů může být samostatným úkolem. Popisují také hloubku OCR a ověřování metadat: pouhá prohledatelnost je jiné očekávání než dávkové ověřování kritických polí.
Příjem a manipulace s papírem
Dodávka, záznamy o příjmu, přístup a vrácení nebo skladování po zpracování musí být koordinovány. Mělo by být možné sledovat, který digitální přenos byl vyroben z kterého stohu papíru. O dalším osudu původních dokumentů je třeba samostatného rozhodnutí; samotné skenování nepředstavuje povolení zničit papír.
Které položky má nabídka uvádět samostatně?
Přípravu, skenování, rozpoznávání textu, zadávání údajů, kontrolu kvality a předání je vhodné uvést samostatně. Zeptejte se na opětovné zpracování chybných stran, nestandardní formáty a případný import do cílového systému. Jednotky účtování se mohou u jednotlivých položek lišit. Nabídka musí určit, co patří do dohodnutého rozsahu.
Jednorázové zpracování archivu nebo průběžný příjem?
Zpracování předchozího archivu je konečný projekt, ale každodenní příchozí pošta je trvalou operací. V případě průběžného zpracování je třeba vyjasnit i kolísání denního množství, přejímací doby a předpokládaný termín dodání. U jednorázového projektu vám při plánování pomůže rychlost zpracování a akceptace jednotlivých částí.
Jak porovnat nabídky?
Vyžádejte si cenovou nabídku se stejným vzorkem a stejným očekávaným výstupem. Porovnejte celkovou cenu včetně přípravy, ověření, manipulace s papírem a přenosu dat. Zaznamenejte účtování množství, pořadí oprav chyb a podmínky přejímky. Pro přesný poplatek je třeba se NOPA dohodnout také skutečné vzorky úloh a dokumentů.