Kapacitu zpracování lze přizpůsobit skutečnému počtu zásilek a stran zákazníka.
Zpět na NOPA
Příchozí firemní pošta a digitalizace
Zpracování příchozí pošty od příjmu dopisů po digitální doručení
Přijímáme a digitalizujeme příchozí firemní papírovou poštu a předáváme ji do dohodnutého systému. Skenování lze doplnit o OCR, ověřování údajů a třídění dokumentů. Postup a lhůtu zpracování sjednáváme individuálně s každým zákazníkem.
Přímý příjem poštyPrůmyslové skenováníOCR a zkontrolujteAuditovaný přenos
Příjem, skenování, kontrola kvality a předávání se provádějí ve sledovatelných krocích.
Po předchozí dohodě předáme hotový digitální dokument nejpozději do 10 minut od jeho dokončení. Těchto 10 minut se nezačíná počítat od přijetí papírové pošty.
Servisní model
Od došlého dopisu až po dokument přiřazený k případu
Fyzické zásilky lze doručit na dohodnuté místo zpracování a zajišťujeme také vyzvednutí pošty. Místa, četnost a podmínky vyzvednutí dohodneme individuálně s každým zákazníkem. Službu poskytuje OWM System Kft. ve spojení s řešeními správy dokumentů NOPA.
Příjem a příprava pošty
Před zahájením zpracování sjednáme převzetí, pokyny k otevírání pošty a postup pro zásilky, které se mají zpracovat odděleně.
Průmyslové skenování a kontrola
Z papíru vytvoříme digitální dokument v dohodnutém formátu. Kontrolujeme úplnost, čitelnost a orientaci stran i správné oddělení jednotlivých dokumentů.
Identifikace a třídění
OCR pomáhá s rozpoznáváním textu. Návrhy přiřazení k partnerovi, případu nebo typu dokumentu posuzujeme podle dohodnutého kontrolního postupu.
Digitální přenos
Zpracovaný dokument lze přiřadit k příslušnému případu a odpovědné osobě ve správě dokumentů NOPA, v dohodnutém podnikovém systému nebo v propojeném úložišti.
Digitální podatelna
Externí zpracování příchozí pošty a digitální podatelna
Digitální podatelna (digital mailroom) propojuje příjem firemní papírové pošty s digitalizací, identifikací a předáním dokumentů k příslušnému případu nebo odpovědné osobě. Z příchozího dopisu vznikne ověřený digitální dokument použitelný ve firemních procesech.
Se službou NOPA navrhneme externí zpracování příchozí pošty od převzetí přes skenování a kontrolu až po digitální předání. OCR, třídění dokumentů, potřebné údaje a propojení systémů mohou být součástí dohodnutého postupu. Rozsah úkolů, kapacitu a termín předání stanovujeme individuálně pro každého zákazníka.
Příjezddoručení
Přípravademolice a uspořádání
Skenováníprůmyslová digitalizace
KontrolaOCR a kvalita
Předánípracovní postup nebo úložiště
Ověřený příklad z praxe
Identifikace a ověřené uspořádání denní dávky pošty
Kontrola a uspořádání skutečně zpracované dávky firemní pošty. Příklad představuje pracovní postup bez zveřejnění identity zákazníka nebo identifikačních údajů z dokumentů.
Identifikace obálky a dokumentu
Dokumenty jsme identifikovali podle ověřitelných údajů z obálky a samotného dokumentu. Rozhodnutí o zařazení jsme zaznamenali v samostatném záznamu zpracování.
Uspořádání podle obchodní jednotky
Po ověření zařazení dostaly digitální dokumenty jednotné názvy a byly uspořádány podle obchodních jednotek. Zachovali jsme také souvislost mezi několika naskenovanými PDF částmi patřícími k jedné obálce.
Zachování naskenovaných souborů
Před uspořádáním byla vytvořena záloha původních digitálních souborů. Kontrolní součty (SHA-256) potvrdily shodu uspořádaných PDF se zálohami a kontrola počtu stran potvrdila zachování stran. Uspořádání nezměnilo obsah PDF.
Evidence na úrovni zásilky
Zápis evidovaných poštovních zásilek jsme zkontrolovali samostatně. Několik PDF částí z jedné obálky patřilo k jedné zásilce, takže rozdělení dokumentu nevytvořilo duplicitní záznamy zásilek.
Podmínky pro každodenní zpracování pošty
Dohodnutý postup od převzetí až po nakládání s papírovými originály
Průběžné zpracování příchozí pošty nastavíme podle denního počtu zásilek a stran, typů dokumentů a požadovaného digitálního předání.
Převzetí a výjimky
Zaznamenáme způsob převzetí, pokyny ke zpracování a postup pro zásilky vyžadující zvláštní zacházení.
Začátek lhůty pro předání
Po předchozí dohodě předáme hotový digitální dokument nejpozději do 10 minut od jeho dokončení. Těchto 10 minut se nezačíná počítat od přijetí papírové pošty. Termíny skenování a kontroly dohodneme s každým zákazníkem zvlášť.
Nakládání s papírovými originály
Originály papírových dokumentů na požádání uchováme nebo je po předchozí dohodě zničíme. Podmínky uchování, vrácení a zničení dohodneme před zpracováním; samotné skenování není pokynem ke zničení.
Pro koho je služba vhodná?
Tam, kde množství papíru vyžaduje vlastní tým a průběžné sledování
Velký objem příchozí pošty
Denní objem zásilek způsobuje přetížení nebo je nutné papír přemisťovat mezi několika místy.
Auditovaný provoz
Je důležité, aby bylo možné příjem, zpracování a doručení ověřit později.
Zpoždění digitalizace
Čas interního týmu by měl být uvolněn pro věcnou administrativu namísto skenování.
Integrovatelný provoz NOPA X
Digitalizovaný dokument nezůstává sám
Třídič dokumentůPDF prohlížeč, návrh metadat, dávkové operace a přiřazení k auditovanému obchodnímu účelu.
OCR a extrakce obsahuProhledávatelný text a připravená metadata pro další zpracování.
Systémová integrace a sdílené úložištěVytvoříme individuální propojení s ERP i jinými podnikovými systémy. Hotové soubory můžeme předat také do sdíleného úložiště.
Oprávnění a auditPřístup, změny a přenos mohou být řešeny v dokumentovaném procesu.
Ukládání naskenovaných dokumentů
Digitální uchování bez zvláštního poplatku
Digitální kopie námi naskenovaných dokumentů uchováváme po celou dobu trvání smlouvy o poskytování služeb bez zvláštního poplatku za úložiště.
Platí to pro digitální kopie. Podmínky uchování papírových originálů dohodneme zvlášť.
Často kladené otázky
Odpovědi pro vaše rozhodnutí
Je možné převzít zpracování denní došlé papírové pošty?
Ano, službu příjmu pošty, průmyslového skenování a třídění dokumentů NOPA lze nastavit i na průběžný příjem. Službu navrhneme podle denního objemu, typů dokumentů a požadovaného digitálního předání.
Od kdy se počítá nejvýše 10 minut na předání?
Po předchozí dohodě předáme hotový digitální dokument nejpozději do 10 minut od jeho dokončení. Těchto 10 minut se nezačíná počítat od přijetí papírové pošty. Termíny skenování a kontroly dohodneme s každým zákazníkem zvlášť.
Kolik lze zpracovat?
Kapacitu nastavíme podle denního počtu zásilek a stran, typů dokumentů a potřeb kontroly. Při posouzení potřeb zohledníme i denní výkyvy a požadovanou lhůtu předání.
Kam jdou hotové soubory?
Dokumenty můžeme předávat do ERP i jiných podnikových systémů prostřednictvím individuálního propojení. Způsob přenosu přizpůsobíme možnostem cílového systému a požadovaným údajům. Místo přímé integrace můžeme hotové soubory předat také do sdíleného úložiště.
Co se stane s papírovými originály?
Originály papírových dokumentů na požádání uchováme nebo je po předchozí dohodě zničíme. Podmínky uchování, vrácení a zničení dohodneme před zpracováním; samotné skenování není pokynem ke zničení.
Jaké údaje jsou potřebné pro cenovou nabídku?
Službu určují počet zásilek a stran, typy dokumentů, přípravné a kontrolní úkoly, předávané údaje a systémová propojení. Pro posouzení potřeb potřebujeme několik typických vzorků dokumentů a popis současného postupu.
Můžete požádat pouze o skenování?
Ano, digitalizaci lze poskytovat jako samostatnou službu. Podle potřeby ji lze doplnit o OCR, třídění, zadávání metadat, kontrolu kvality a předání do pracovního postupu.
Kolik stojí digitální uchování naskenovaných dokumentů?
Digitální kopie námi naskenovaných dokumentů uchováváme po celou dobu trvání smlouvy o poskytování služeb bez zvláštního poplatku za úložiště. Platí to pro digitální kopie. Podmínky uchování papírových originálů dohodneme zvlášť.
Další krok
Naplánujte si s námi zpracování příchozí pošty
Napište nám, kolik přibližně zásilek denně přichází a jak se dnes dokumenty dostávají k pracovníkům, kteří vyřizují jednotlivé případy. Během krátké konzultace projdeme typy dokumentů, kontrolní body a požadované digitální předání.
Praktické návody
Časté dotazy k digitalizaci · Digitální archiv · Tok dokumentů a E-route - názorný příklad