1. Buďte mistrem v kruhu dokumentů
Každý typ dokumentu by měl mít obchodního manažera. Označuje nové potřeby, řeší výjimky z klasifikace a reviduje pravidla uchovávání s příslušnými profesionálními aktéry. Nový typ smlouvy nebo změněný proces mohou také ovlivnit systém evidence.
2. Uchování je více než jen datum
Uchovávání je regulovaná doba a pořadí uchování. Kromě typu dokumentu by měl rejstřík obsahovat základ pravidla, událost, která spustila lhůtu, odpovědnou osobu a případné překážky zrušení. Výjimka z důvodu probíhajícího případu musí být také řešena dohledatelným způsobem.
Samotné vypršení platnosti by nemělo být nezaškrtnutým příkazem k odstranění. Postup kontroly, schválení a implementace by měl být interpretovatelný později. Konkrétní termíny musí být stanoveny na základě platných předpisů organizace.
3. Zkuste vyhledávání pomocí skutečných otázek
Najděte uzavřený případ pro partnera, jeho schválený dokument a předchozí verzi. Změřte čas a zaznamenejte chybějící data vyhledávání. Nepřesná metadata by měla být opravena během procesu klasifikace a neměla by se obejít jiným ručním seznamem.
4. Zkontrolujte přístupové a auditní záznamy
Oprávnění musí být také přezkoumáno při změně zaměstnání nebo odchodu. Na ukázce zkontrolujte, zda lze načíst uživatele, který nahrál, modifikátor, schvalovatel a datum akce. Předem objasňuje rozsah údajů požadovaných pro účely auditu.
5. Ukládání a archivace jsou různé úkoly
Záloha slouží k obnově po poruše. Archivní systém upravuje, který dokument musí být uchován, v jakém kontextu a jak dlouho. Funkčnost obou musí být zkontrolována: měl by být proveden test resetu a pravidelné odběry vzorků v archivech.