Dokumentumkezelés
Beérkező iratok feldolgozása, jóváhagyása és visszakeresése, követhető felelősségekkel.
Termék megnyitása
No Paper Just Online
Követhető dokumentumok. Átlátható ügyintézés.
A NOPA összekapcsolja a beérkező iratokat, a feldolgozást és a jóváhagyásokat. Látható, hol tart az ügy, ki következik, és mi történt korábban.
NOPA termékek
Melyik folyamatot szeretné rendbe tenni?
Dokumentumok, szállítás, adatlapok vagy ügyfélkommunikáció: induljon abból, ami ma a legtöbb kézi munkát okozza.
E-route
A járatok előkészítése, az átadás és a sofőrök visszajelzése egy követhető szállítási folyamatban.
Termék megnyitásaEQForm
Összetett adatlapok, számítások és riportok, kezelhető és tesztelhető üzleti szabályokkal.
EQForm részletesenTömeges e-mail
Ütemezett ügyfélkommunikáció, követhető kiküldéssel és a kézbesítési hibák feldolgozásával.
Termék megnyitásaNOPA X a gyakorlatban
Járatok és megállók egy nézetben
Valódi NOPA X felület, bemutatóadatokkal. A képernyőképek magyar nyelvűek.
A felület megtekintése
Működési fókusz
Egy dokumentum útja, a beérkezéstől a lezárásig
Folyamatpélda: egy beérkező iratot azonosítani, ellenőrizni és a megfelelő ügyhöz rendelni kell.
Beérkezik
Szkennelt levél, e-mail vagy feltöltött PDF kerül feldolgozásra.
Feldolgozásra várAzonosítjuk
A szövegfelismerés és az adatjavaslat segíti a besorolást. Az ügyintéző ellenőrzi az adatokat.
Ellenőrzés alattTovábbítjuk
A dokumentum a megfelelő ügyhöz és felelőshöz kerül, a szükséges jóváhagyási lépésekkel.
Jóváhagyásra várVisszakereshető
A dokumentummal együtt követhető a változatok, döntések és hozzáférések története.
Lezárt ügy
A papír feldolgozását is átvállalhatjuk
Levélfogadás, ipari szkennelés és dokumentumszortírozás kapcsolható a szoftverhez. A meglévő NoPa postakönyvi és bejövőposta-folyamatai is a felmérés részét képezhetik.
A vállalati folyamatokhoz illesztve
A dokumentumkezelés E-route szállítási eseményekhez és meglévő rendszerekhez kapcsolható. PDF-, számla- és e-számla-készítési modulok külön egyeztetett ügyféligény alapján vállalhatók.
Dokumentumkezelés részletesenKinek szól
Ugyanazt a folyamatot látja az üzlet, az IT és az audit
A NOPA azoknak szól, akik költséget, kockázatot, átfutási időt, integrációt és több szervezeti egységen átívelő működést mérlegelnek.
Ügyvezetői nézőpont
Kevesebb kézi kezelés, kisebb működési kockázat, gyorsabb audit
A dokumentumokhoz tartozó feladatok, döntések és szállítási események együtt követhetők. Így könnyebb megtalálni az elakadást és kijelölni a következő lépést.
- mérhető átfutási idő és hibaarány
- kontrollált pilot és fokozatos migráció
- külön egyeztetett támogatási és szolgáltatási feltételek
CTO / IT vezetői nézőpont
API-first platform, amely integrálható, tesztelhető és üzemeltethető
Dokumentált API-k, elkülönített ügyfélkörnyezetek és követhető háttérfolyamatok segítik az integrációt. A műszaki felmérés tisztázza az adatkapcsolatokat és a bevezetés feltételeit.
- OpenAPI, scope guard és DTO fegyelem
- PostgreSQL, storage adapter és worker réteg
- runbook, smoke test és observability alap
Ügyfélszolgálati igazgatói nézőpont
Kevesebb keresgélés, több lezárható ügy, tisztább felelősség
A dokumentum státusza, felelőse, kommentje, jogosultsága és ügyfélhez kötött eseménye egy helyen követhető, így a csapat nem mappákból és e-mailekből próbál állapotot rekonstruálni.
- feldolgozásra váró dokumentumok és besorolás
- komment, lezárás, feloldás és eszkaláció
- igényhez igazítható vezetői riportok
Szállítási igazgatói nézőpont
ERoute működés, amely országokon át is kontrollálható marad
A járatok, megállók, csomagok és szállítólevelek közös folyamatban követhetők. Az átadások és a sofőrök visszajelzései segítik az eltérések kivizsgálását.
- járatlisták beolvasása és egységesítése
- járatkiosztás és sofőr-visszajelzések
- szállítólevél, visszavétel és állapottörténet
Ügyvezetői nézőpont
Kevesebb kézi kezelés, kisebb működési kockázat, gyorsabb audit
A dokumentumokhoz tartozó feladatok, döntések és szállítási események együtt követhetők. Így könnyebb megtalálni az elakadást és kijelölni a következő lépést.
- mérhető átfutási idő és hibaarány
- kontrollált pilot és fokozatos migráció
- külön egyeztetett támogatási és szolgáltatási feltételek
Bevezetés
Egy jól körülhatárolt folyamattal indulunk
1. Közös felmérés
Áttekintjük a dokumentumokat, a felelősöket, a napi mennyiséget és a meglévő rendszereket.
2. Egyeztetett első lépés
Rögzítjük a bevezetendő funkciókat, az egyedi illesztéseket és az elfogadás feltételeit.
3. Használat és bővítés
A tapasztalatok és a mért eredmények alapján döntünk a további folyamatok bevonásáról.
Dokumentált működés
Ismerje meg az eljárásokat és a műszaki hátteret
A megőrzésről, másolatkészítésről és adatkezelésről a hivatalos dokumentumokban talál részletes tájékoztatást.
Döntéstámogató tudástár
Támpontok a következő döntéshez
Mikor érdemes váltani, hogyan induljon a bevezetés, és mire kell figyelni a napi működésben?
5 előny, amit a NoPa nyújt a cégeknek
Öt szempont a dokumentumkezelés értékeléséhez: időráfordítás, minőség, szolgáltatási szint, jogi kérdések és biztonság.
Cikk olvasásaHogyan induljon a papírról digitális iratkezelésre váltás?
A digitális iratkezelésre váltás szervezeti és működési előkészítése.
Cikk olvasásaHogyan kezelhető a jogszabályi megfelelés folyamatos nyomása?
A dokumentumkezelés és a szabályozott eljárások szerepe a megfelelőségi feladatokban.
Cikk olvasásaTovábbi szakmai cikkek
Mikor lesz a papírmentes iroda napi működési előny?
A papírmentes működés előnyei a napi ügyintézésben.
Cikk olvasásaMiben segít a NoPa a vállalati adminisztrációban?
Dokumentumkezelés, adatbiztonság és együttműködés a vállalati adminisztrációban.
Cikk olvasásaMit jelent az adminisztráció új korszaka ügyfélszolgálati vezetőnek?
Az ügyfélszolgálati dokumentumok és a kapcsolódó kommunikáció kezelése.
Cikk olvasásaMikor lesz a tömeges e-mail üzleti kockázat helyett kontrollált csatorna?
Kézbesíthetőség, feladói hírnév és követhető e-mail-kiküldés.
Cikk olvasásaFogalmak röviden
A termékoldalakon használt rövidítések és szakkifejezések magyarázata.
- OCR — Optical Character Recognition
- Szövegfelismerés: a szkennelt dokumentum vagy kép szövegét kereshető, feldolgozható adattá alakítja.
- API — Application Programming Interface
- Dokumentált kapcsolódási felület, amelyen két rendszer adatokat és műveleteket cserélhet.
- Workflow / audit trail
- A workflow a munka lépéseit és felelőseit szabályozza; az audit trail rögzíti, hogy ki, mikor és mit tett.
- Tenant / scope
- A tenant elkülönített ügyfélkörnyezet; a scope meghatározza, hogy egy felhasználó vagy rendszer mely adatokhoz és műveletekhez férhet hozzá.
- Dispatch / proof
- A dispatch a járatok központi koordinációja; a proof az átadást vagy teljesítést alátámasztó rögzített bizonyíték.
- SLA — Service Level Agreement
- A szolgáltatás vállalt szintjeit rögzítő megállapodás. A konkrét feltételeket mindig külön kell egyeztetni.
- ERP / CRM
- Az ERP vállalatirányítási rendszer; a CRM az ügyfélkapcsolatok kezelését segítő rendszer.
- SPF — Sender Policy Framework
- A domain tulajdonosa megadja, mely levelezőszerverek küldhetnek levelet a domain nevében.
- DKIM — DomainKeys Identified Mail
- Digitális aláírás segíti a küldő domain és a levél sértetlenségének ellenőrzését.
- DMARC — Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance
- Az SPF és DKIM eredményére és a feladói domain egyezésére épülő szabály, amely a hibás hitelesítés kezelését és a jelentéseket szabályozza.
- AI / metadata
- Az AI mesterséges intelligencia. A metaadat a dokumentumot leíró adat, például partner, dátum vagy típus; az AI az azonosításhoz javaslatot adhat.
Következő lépés
Mutasson egy valós folyamatot, és megtervezzük az első működő lépést
Egy rövid egyeztetésen feltérképezzük a dokumentum útját, a felelősségi pontokat és az integrációs igényt. Ezután konkrét, fokozatosan bevezethető javaslatot adunk.