A digitalizálástól a napi működésig
A sikeres átálláshoz a dokumentum útját is meg kell tervezni: ki veszi át, ki ellenőrzi és ki használja később. Az alábbi kérdések segítenek előkészíteni az első egyeztetést.
Ipari szkennelés · Dokumentumkezelés · Digitális irattár · E-route
Gyakori kérdések a bevezetés előtt
Mit kell előkészíteni a dokumentumdigitalizálás felméréséhez?
Néhány jellemző dokumentummintát, a napi vagy havi mennyiséget és a jelenlegi feldolgozási lépések leírását. Fontos ismerni a felelősöket, a kívánt keresési adatokat és a meglévő rendszereket is.
Miben különbözik a szkennelés és az OCR?
A szkennelés digitális képet készít a papírról. Az OCR a képen látható szöveget felismeri, így az kereshetővé és feldolgozhatóvá válhat; a felismerés pontosságát mintákon kell ellenőrizni.
Hogyan ellenőrizhető a digitalizált iratok minősége?
Ellenőrizni kell az oldalak teljességét, sorrendjét, olvashatóságát és a dokumentumhoz rendelt adatokat. Az ellenőrzés módját, mintavételét és a hibák javításának felelősét a feldolgozás előtt érdemes rögzíteni.
Hogyan található meg később egy dokumentum?
A keresést a dokumentumtípus, a partner, a dátum és az ügyazonosító segítheti. A felismert szöveg további keresési lehetőség; a találatok hozzáférését a felhasználó jogosultságai határozzák meg.
Ki dönt a megőrzési időről és a törlésről?
A szervezet kijelölt szakmai felelősei határozzák meg a dokumentumtípusonkénti szabályokat. A határidő mellett a kezdő eseményt, a kivételeket és a törlés jóváhagyását is tisztázni kell; a szkennelés önmagában nem engedélyezi a papír megsemmisítését.
A NOPA a papírok feldolgozásában is segít?
A szoftverhez egyeztetett levélfogadási, ipari szkennelési és dokumentumszortírozási szolgáltatás kapcsolódhat. A mennyiséget, az átvétel rendjét, a minőségi elvárásokat és az eredeti példányok kezelését a felmérés során rögzítjük.
Hogyan kapcsolódik az E-route a dokumentumkezeléshez?
Az E-route a szállítási folyamatot támogatja. A kapcsolódó dokumentumok és átadási események közös üzleti azonosítókkal rendelhetők az ügyhöz; az adatátadás módját és a szükséges rendszerkapcsolatokat külön egyeztetjük.
Minden funkció azonnal elérhető minden bevezetésben?
A bevezetés tartalmát a használt verzió, a meglévő rendszerek és az egyeztetett igények határozzák meg. A felmérés eredménye rögzíti a bevezetendő funkciókat, a szükséges illesztéseket és az elfogadási feltételeket.
Miből áll a digitalizálás költsége?
Az előkészítés, a szkennelés, a szövegfelismerés, az adatellenőrzés és az átadás együtt határozza meg a feladatot. A pontos ajánlathoz a mennyiség mellett dokumentummintákra és a kívánt kimenet leírására is szükség van.
Az OCR automatikusan a megfelelő ügyhöz rendeli a dokumentumot?
A szövegfelismerés és az ügyhöz rendelés külön feladat. A helyesen felismert szöveg alapján is lehet több lehetséges partner vagy ügy. A besorolási javaslatot a meghatározott ellenőrzési rendben kell elfogadni vagy javítani.
Digitalizálási ajánlat előkészítése · OCR és besorolás részletesen