Először az állományt írja le
Rögzítse a becsült oldalszámot, a dokumentumok számát, a méreteket és az állapotot. Nem ugyanaz a feladat egy rendezett, egységes köteg és a vegyes dossziék feldolgozása. A kétoldalas lapok, mellékletek, összetűzött iratok és különleges méretek az előkészítést is befolyásolják. Az ajánlat alapjául szolgáló mintában ezek is jelenjenek meg.
Mi legyen a feldolgozás eredménye?
Tisztázza, hogy képfájlra, kereshető PDF-re vagy adatokkal együtt átadott dokumentumra van szükség. A fájlnév, a mappaszerkezet, a dokumentumhatárok és az ügyazonosítók egységes kezelése külön feladat lehet. Az OCR és a metaadatok ellenőrzésének mélységét is írják le: a puszta kereshetőség más elvárás, mint a kritikus mezők tételes ellenőrzése.
Az átvétel és a papír kezelése
Egyeztetni kell a szállítást, az átvételi nyilvántartást, a hozzáférést és a feldolgozás utáni visszaadást vagy tárolást. Legyen követhető, melyik papírkötegből melyik digitális átadás készült. Az eredeti iratok további sorsáról külön döntés szükséges; a szkennelés önmagában nem jelenti a papír megsemmisítésének engedélyét.
Mit bontson külön az ajánlat?
Az előkészítést, a szkennelést, a szövegfelismerést, az adatrögzítést, a minőségellenőrzést és az átadást érdemes külön megnevezni. Kérdezzen rá a hibás oldalak ismételt feldolgozására, a kivételes méretekre és az esetleges rendszerbetöltésre. A díjazási egység lehet eltérő az egyes tételeknél; az ajánlatnak kell meghatároznia, mi tartozik az alapfeladatba.
Egyszeri állomány vagy folyamatos beérkezés?
Egy korábbi irattár feldolgozása véges projekt, a napi bejövő posta viszont tartós működés. Folyamatos feldolgozásnál a napi mennyiség ingadozását, az átvételi időpontokat és az elvárt átadási határidőt is tisztázni kell. Egyszeri projektnél a feldolgozási ütem és a részenkénti elfogadás segít tervezni.
Hogyan hasonlítsa össze az ajánlatokat?
Ugyanazzal a mintával és ugyanazzal az elvárt kimenettel kérjen ajánlatot. A teljes árat az előkészítés, az ellenőrzés, a papírkezelés és az adatátadás figyelembevételével hasonlítsa össze. Rögzítsék a mennyiségek elszámolását, a hibajavítás rendjét és az elfogadás feltételeit. A pontos díjhoz a NOPA-val is a tényleges feladatot és dokumentummintákat kell egyeztetni.