1. Legyen gazdája az iratkörnek
Minden dokumentumtípushoz tartozzon üzleti felelős. Ő jelzi az új igényeket, kezeli a besorolási kivételeket és a megfelelő szakmai szereplőkkel felülvizsgálja a megőrzési szabályokat. Egy új szerződéstípus vagy megváltozott folyamat az irattári rendet is érintheti.
2. A retention több egy dátumnál
A retention a megőrzés szabályozott időtartama és rendje. A nyilvántartásban a dokumentumtípus mellett szerepeljen a szabály alapja, a határidőt indító esemény, a felelős és az esetleges törlési akadály. Egy folyamatban lévő ügy miatt szükséges kivételt is követhetően kell kezelni.
A lejárt idő önmagában ne legyen ellenőrizetlen törlési utasítás. A felülvizsgálat, a jóváhagyás és a végrehajtás nyoma később is legyen értelmezhető. A konkrét határidőket a szervezet alkalmazandó előírásai alapján kell meghatározni.
3. Próbálja ki a visszakeresést valós kérdésekkel
Keressen meg egy partnerhez tartozó lezárt ügyet, annak jóváhagyott dokumentumát és egy korábbi változatát. Mérje az időt és jegyezze fel a hiányzó keresési adatokat. A pontatlan metaadatot a besorolási folyamatnál érdemes javítani, nem újabb kézi listával megkerülni.
4. Ellenőrizze a hozzáféréseket és az audit nyomait
Munkakörváltáskor és kilépéskor is felül kell vizsgálni a jogosultságokat. Egy mintán ellenőrizze, hogy visszakereshető-e a feltöltő, a módosító, a jóváhagyó és a művelet időpontja. Az audit céljához szükséges adatok körét előre tisztázza.
5. A mentés és az archiválás eltérő feladat
A mentés az üzemzavar utáni helyreállítást szolgálja. Az irattári rend azt szabályozza, mely dokumentumot, milyen összefüggésekkel és meddig kell megőrizni. Mindkettő működését ellenőrizni kell: legyen visszaállítási próba és rendszeres irattári mintavétel.