Kiindulás: az irat megérkezik
Egy vállalat papíron kapja meg a szállításhoz kapcsolódó dokumentumot. Az átvevő rögzíti a beérkezést, a dokumentumot beszkennelik és ellenőrzik az oldalak teljességét. A cél, hogy az irat ne egy munkatárs postafiókjában várjon a további feldolgozásra.
A szkennelés és a papírfeldolgozás lehetőségei
Azonosítás: a javaslatot ember ellenőrzi
A szövegfelismerésből kinyert adatok segíthetik a partner és az ügy azonosítását. A feldolgozó ellenőrzi a javaslatot. Ha a hivatkozás hiányos, az irat tisztázásra váró állapotban marad egy kijelölt felelősnél.
Dokumentumszortírozás és ellenőrzés
Feldolgozás: egyértelmű következő lépés
Az ellenőrzött dokumentum a megfelelő ügyhöz és jóváhagyóhoz kerül. A résztvevők számára a státusz és a felelős jelzi, hogy mi következik. Hibás vagy hiányos irat esetén a visszaküldés oka is része legyen az ügy történetének.
Kapcsolódás az E-route-hoz
Ha az ügy szállításhoz tartozik, a dokumentumot a megfelelő járathoz, szállítólevélhez vagy átadási eseményhez kell kapcsolni. Az E-route és a dokumentumkezelés közötti közös azonosítókat és adatátadást a bevezetéskor egyeztetjük; ezek nem minden rendszerben azonosak.
Az E-route szerepe a NOPA ökoszisztémájában · Terepi visszajelzés Android alkalmazással
Lezárás: később is megérthető ügy
Az ügy lezárásakor a végleges dokumentum, a változatok és a döntési előzmények együtt adnak értelmezhető képet. Az irat a szervezet megőrzési és hozzáférési rendje szerint marad elérhető. Egy későbbi ügyfélkérdésnél az ügyazonosító segít a visszakeresésben.
Mit érdemes mérni?
A beérkezéstől a felelőshöz rendelésig eltelt időt, a tisztázásra visszaküldött iratok arányát és egy lezárt ügy visszakeresésének idejét. Az elvárt javulást kiinduló mérés és kipróbálás alapján lehet meghatározni.
Vállalati adminisztráció · Digitális irattár · Gyakori kérdések
E-route: a járat előkészítésétől a lezárásig