Folyamatoptimalizálás
A vállalati adminisztráció sokszor azért drága, mert a dokumentumok több rendszerben, több e-mailben és több kézi felelősségi ponton mozognak. A NoPa célja, hogy a dokumentum beérkezése, feldolgozása, jóváhagyása, archiválása és visszakeresése egy mérhető folyamatban történjen.
Ez a szállítási, ügyfélszolgálati és pénzügyi területeken különösen hasznos, mert a dokumentumállapot gyakran közvetlenül meghatározza a következő üzleti lépést.
Biztonságos információkezelés
A dokumentumkezelés nem lehet nyílt fájlmegosztás. Szükség van szerepkörökre, kontrollált hozzáférésre, naplózott műveletekre és olyan működésre, amelyben a vezető, az auditor és az IT is látja a felelősségi pontokat. A NoPa bemutatkozó oldalának technológiai fókusza ezért épül tenant izolációra, audit eseményekre és API-szerződésekre.
Megfelelőségi automatizáció
A compliance szempontjából az automatizálás értéke abban van, hogy kevesebb döntés marad kézi emlékezetre. Ha a rendszer tudja, milyen metaadat kell, melyik dokumentum hol tart, mikor zárható, mikor archiválandó és ki férhet hozzá, akkor az adminisztráció kiszámíthatóbbá válik.
Eredmény operációs vezetőknek
A NoPa nem csak dokumentumtár. Digitális adminisztrációs gerinc, amely képes csökkenteni a kézi hibákat, gyorsítani a feldolgozást, rendezni a felelősségi láncot és döntésre alkalmas állapotinformációt adni. Ez a különbség egy tároló és egy üzleti platform között.
Gyakori kérdések a bevezetés előtt
Mely adminisztratív folyamatban van ma a legtöbb kézi státuszkövetés?
Keresse azokat az ügyeket, amelyeknél rendszeres a telefonos vagy e-mailes érdeklődés a következő lépésről. Rajzolja fel az átadásokat és jelölje ki minden állapot felelősét.
Mely rendszerekből kell dokumentumot vagy ügyállapotot átvenni?
A felmérésben a levelezés, az ERP, a CRM és a meglévő dokumentumtár is szerepelhet. Minden kapcsolathoz meg kell határozni az átadott adatot, a közös ügyazonosítót és az adatgazdát.
Milyen SLA vagy belső határidő sérül leggyakrabban dokumentum miatt?
Vesse össze a vállalt határidőt a dokumentum beérkezésével, ellenőrzésével és jóváhagyásával. Így elkülöníthető a hiányzó irat, a feldolgozási sor és a döntésre várakozás hatása.
Milyen riport kell a vezetőnek ahhoz, hogy mérni tudja a javulást?
Az átfutási idő, a visszaküldött iratok aránya és a határidőn túli ügyek száma együtt mutatja a működés változását. A bevezetés előtt és után ugyanazzal a definícióval mérjen.