Die Verarbeitungskapazität lässt sich an die tatsächliche Anzahl der Sendungen und Seiten des Kunden anpassen.
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Eingehende Firmenpost und Digitalisierung
Bearbeitung des Posteingangs vom Briefempfang bis zur digitalen Zustellung
Wir nehmen eingehende Geschäftspost in Papierform entgegen, digitalisieren sie und leiten sie an das vereinbarte System weiter. Das Scannen kann mit OCR, Datenprüfung und Dokumentensortierung verbunden werden. Den Ablauf und die Frist vereinbaren wir individuell mit jedem Kunden.
Empfang von DirektmailingsIndustrielles ScannenOCR und prüfenGeprüfte Übertragung
Empfang, Scannen, Qualitätskontrolle und Weiterleitung erfolgen in nachvollziehbaren Schritten.
Das Dokument kann in einen NOPA-Workflow oder das vereinbarte Unternehmenssystem übernommen werden.
Servicemodell
Vom eingehenden Brief bis zum dem Fall zugeordneten Dokument
Physische Sendungen können am vereinbarten Verarbeitungsort angeliefert werden; wir bieten auch die Abholung der Post an. Abholorte, Häufigkeit und Bedingungen werden mit jedem Kunden individuell vereinbart. Die Dienstleistung wird von OWM System Kft. in Verbindung mit den Dokumentenmanagementlösungen von NOPA erbracht.
Postannahme und -vorbereitung
Vor Beginn der Bearbeitung vereinbaren wir die Annahme, die Anweisungen zum Öffnen der Post und den Umgang mit getrennt zu behandelnden Sendungen.
Industrielles Scannen und Prüfen
Aus dem Papier entsteht ein digitales Dokument im vereinbarten Format. Wir prüfen die Vollständigkeit, Lesbarkeit und Ausrichtung der Seiten sowie die korrekte Trennung der einzelnen Dokumente.
Identifizierung und Sortierung
OCR unterstützt die Texterkennung. Vorschläge zur Zuordnung zu einem Geschäftspartner, Vorgang oder Dokumenttyp werden nach dem vereinbarten Prüfverfahren bearbeitet.
Digitale Übertragung
Das aufbereitete Dokument kann dem passenden Vorgang und der zuständigen Person im NOPA-Dokumentenmanagement, im vereinbarten Unternehmenssystem oder in einem angebundenen Speicher zugeordnet werden.
Digitale Poststelle
Ausgelagerte Posteingangsbearbeitung und digitale Poststelle
Eine digitale Poststelle (Digital Mailroom) verbindet die Annahme geschäftlicher Papierpost mit der Digitalisierung, Identifizierung und Weiterleitung der Dokumente an den passenden Vorgang oder die zuständige Person. Aus einem eingehenden Brief entsteht ein geprüftes digitales Dokument für die betriebliche Bearbeitung.
Mit dem NOPA-Service planen wir die Auslagerung der Posteingangsbearbeitung von der Annahme über das Scannen und Prüfen bis zur digitalen Übergabe. OCR, Dokumentensortierung, erforderliche Daten und Systemanbindungen können Teil des vereinbarten Ablaufs sein. Leistungsumfang, Kapazität und Übergabefrist bestimmen wir individuell für jeden Kunden.
AnkunftLieferung
VorbereitungAbriss und Anordnung
ScannenIndustrielle Digitalisierung
ÜberprüfenOCR und Qualität
ÜbergabeWorkflow oder Speicherung
Geprüftes Praxisbeispiel
Identifizierung und geprüfte Zuordnung einer täglichen Postcharge
Prüf- und Zuordnungsschritte einer tatsächlich bearbeiteten Charge geschäftlicher Post. Das Beispiel zeigt den Arbeitsablauf ohne Veröffentlichung der Kundenidentität oder identifizierender Dokumentendaten.
Identifizierung von Umschlag und Dokument
Die Dokumente wurden anhand überprüfbarer Angaben auf dem Umschlag und im Dokument identifiziert. Die Zuordnungsentscheidungen wurden in einem gesonderten Bearbeitungsverzeichnis festgehalten.
Zuordnung nach Geschäftsbereich
Nach geprüfter Zuordnung wurden die digitalen Dokumente einheitlich benannt und nach Geschäftsbereichen geordnet. Auch der Zusammenhang mehrerer gescannter PDF-Teile aus einem gemeinsamen Umschlag blieb erhalten.
Unveränderte Scandateien
Vor der Zuordnung wurde eine digitale Originalkopie gesichert. Prüfsummen (SHA-256) bestätigten die Übereinstimmung der geordneten PDFs mit den Sicherungen; Seitenzahlprüfungen bestätigten den Erhalt der Seiten. Die Zuordnung veränderte die PDF-Inhalte nicht.
Sendungsbezogene Erfassung
Die Erfassung nachweispflichtiger Postsendungen wurde gesondert geprüft. Mehrere PDF-Teile aus einem gemeinsamen Umschlag gehörten zu einer Sendung; durch die Dokumententeile entstanden daher keine mehrfachen Sendungseinträge.
Bedingungen für die tägliche Postbearbeitung
Vereinbarte Abläufe von der Annahme bis zum Umgang mit den Papieroriginalen
Die laufende Posteingangsbearbeitung wird auf die tägliche Anzahl der Sendungen und Seiten, die Dokumenttypen und die gewünschte digitale Übergabe abgestimmt.
Annahme und Sonderfälle
Wir legen die Art der Annahme, die Bearbeitungsanweisungen und den Umgang mit Sendungen fest, die gesondert behandelt werden müssen.
Individuell vereinbarte Frist
Die Bearbeitungs- und Übergabefrist wird anhand der Eingangszeiten, des täglichen Volumens und der erforderlichen Prüfungen vereinbart.
Umgang mit den Papieroriginalen
Die Rückgabe, Aufbewahrung und weitere Behandlung werden gesondert vereinbart. Das Scannen allein berechtigt nicht zur Vernichtung der Originaldokumente.
Für wen eignet sich der Service?
Wo die Papiermenge ein eigenes Team und eine kontinuierliche Überwachung erfordert
Hohes Postaufkommen
Durch das tägliche Sendungsaufkommen kommt es zu Staus oder das Papier muss zwischen mehreren Standorten bewegt werden.
Geprüfter Betrieb
Wichtig ist, dass Empfang, Bearbeitung und Lieferung später überprüft werden können.
Digitalisierungsverzögerung
Die Zeit des internen Teams sollte für die inhaltliche Verwaltung statt für das Scannen freigesetzt werden.
Integrierbarer NOPA X-Betrieb
Das digitalisierte Dokument bleibt nicht allein
DokumentensortiererPDF-Viewer, Metadatenvorschlag, Batch-Operationen und Zuordnung zum geprüften Geschäftszweck.
OCR und InhaltsextraktionDurchsuchbarer Text und aufbereitete Metadaten zur Weiterverarbeitung.
Verknüpfter SpeicherMit Nextcloud, OneDrive, Google Drive und S3 kompatible Objektspeicher können an den Prozess angehängt werden.
Berechtigungen und AuditZugriff, Änderung und Weitergabe können in einem dokumentierten Prozess abgewickelt werden.
Häufig gestellte Fragen
Antworten für Ihre Entscheidung
Ist es möglich, die Bearbeitung der täglich eingehenden Papierpost zu übernehmen?
Ja. Die Postannahme, das industrielle Scannen und die Dokumentensortierung von NOPA können für den laufenden Posteingang eingerichtet werden. Wir planen den Service anhand des täglichen Volumens, der Dokumenttypen und der gewünschten digitalen Übergabe.
Wann erhalten wir die bearbeiteten Dokumente?
Die Bearbeitungs- und Übergabefrist wird individuell mit jedem Kunden vereinbart. Dafür berücksichtigen wir die Eingangszeiten, das tägliche Volumen und die erforderlichen Prüfungen.
Wie viel kann verarbeitet werden?
Wir bemessen die Kapazität anhand der täglichen Anzahl der Sendungen und Seiten, der Dokumenttypen und des Prüfbedarfs. Bei der Bedarfsermittlung berücksichtigen wir auch tägliche Schwankungen und die gewünschte Übergabefrist.
Wohin gehen die fertigen Dateien?
Dokumente können an das NOPA-Dokumentenmanagement, ein vereinbartes Unternehmenssystem oder einen angebundenen Speicher übergeben werden. Auch Nextcloud, OneDrive, Google Drive und S3-kompatible Speicher lassen sich integrieren; die Übergabe und die benötigten Daten werden gesondert vereinbart.
Was passiert mit den Papieroriginalen?
Vor der Bearbeitung vereinbaren wir die Rückgabe, Aufbewahrung und weitere Behandlung. Über den Verbleib der Originale muss gesondert entschieden werden; das Scannen allein berechtigt nicht zu ihrer Vernichtung.
Welche Angaben werden für ein Angebot benötigt?
Die Anzahl der Sendungen und Seiten, die Dokumenttypen, die Vorbereitungs- und Prüfaufgaben, die zu übergebenden Daten und die Systemanbindungen bestimmen gemeinsam den Service. Für die Bedarfsermittlung benötigen wir einige typische Dokumentmuster und eine Beschreibung des bisherigen Ablaufs.
Können Sie nur einen Scan anfordern?
Ja, die Digitalisierung kann als eigenständiger Service erbracht werden. Bei Bedarf kann sie um OCR, Sortierung, Metadatenerfassung, Qualitätsprüfung und Übergabe an einen Workflow ergänzt werden.
Nächster Schritt
Planen Sie mit uns die Bearbeitung des Posteingangs
Teilen Sie uns mit, wie viele Sendungen täglich ungefähr eingehen und wie die Dokumente heute zu den zuständigen Mitarbeitenden gelangen. In einem kurzen Gespräch besprechen wir Dokumenttypen, Prüfschritte und die gewünschte digitale Übergabe.
Praktische Leitfäden
FAQ zur Digitalisierung · Digitales Archiv · Dokumentenfluss und E-route – anschauliches Beispiel