Eingehendes Dokument
Zu den Materialien, die auf die Bearbeitung warten, kann ein gescanntes Dokument, eine E-Mail, eine hochgeladene Datei oder ein Dokument aus einem externen System gehören.
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Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement
Bearbeitung, Genehmigung und Abruf eingehender Dokumente an einem Ort. Behalten Sie den Überblick darüber, wer an welchem Dokument arbeitet und welche Entscheidungen getroffen wurden.
Hochladen und Versionieren
OCR und AI-Vorschlag
Dokumentensortierer
Geprüfte Freigabe
Betriebsmodell
Vom eingehenden Dokument bis zum abrufbaren Fall
Dokumentversionen, Daten und zugehörige Ereignisse können gemeinsam verfolgt werden. Auf diese Weise lässt sich später nachvollziehen, wer was geändert oder genehmigt hat.
Identifikations- und Dokumentendaten
Texterkennung und KI-Vorschläge können beim Ausfüllen des Dokumenttyps, des Partners und der zugehörigen Vertragsinformationen helfen. Vorschläge können überprüft werden.
Zuordnung und Freigabe
Daten direkt neben dem Dokument prüfen und mehrere Dokumente gemeinsam bearbeiten. Zuordnungen und Statusänderungen bleiben nachvollziehbar.
Speicherung und Teilen
Bewahrung von Dokumentversionen und kontrollierter Zugriff. Ein freigegebener Link kann ablaufen und widerrufen werden.
Ankunft
Datei wird empfangen
OCR / AI
ein Vorschlag ist in Vorbereitung
Sortieren
Zusammenhang mit einem Geschäftszweck
Freigabe
Bekanntmachung und Entscheidung
Audit
nachweisbare Lebensweise
Backoffice-Service
Wir können den gesamten Prozess abwickeln, vom Posteingang bis hin zu organisierten digitalen Dokumenten
Physische Sendungen können direkt zu uns kommen. Darüber hinaus bieten wir die tägliche Digitalisierung großer Mengen mit Industriescannern, kontrollierten Verarbeitungsschritten und dem Dokumentensortierer NOPA an.
Empfangen von Post
Eingehende beleghafte Sendungen werden an einem dafür vorgesehenen Bearbeitungsort entgegengenommen und kontrolliert geöffnet.
Industrielles Scannen
Die Kapazität kann an den Prozess des Kunden angepasst werden, bis hin zur Digitalisierung von Tausenden Dokumenten pro Tag.
Sortieren und prüfen
OCR, Metadatenvorschlag, Qualitätskontrolle und geprüfte Entscheidung verknüpfen das Dokument mit dem entsprechenden Geschäftsziel.
Digitale Übertragung
Das sortierte Material wird an den Workflow NOPA oder an das vereinbarte Firmenlager und -system gesendet.
Eine Managementperspektive
Dokumentenmanagement lohnt sich dort, wo viel manuell geprüft wird
Kundenservice
So lässt sich schneller erkennen, wo sich ein Dokument befindet, wer den nächsten Schritt hat und welche Art von Kommunikation mit dem Fall zusammenhängt.
Compliance / DPO
Zugriff, Freigabe, Aufbewahrung und Ereignisverlauf können in einem nachverfolgbaren Framework verwaltet werden.
CTO / IT-Manager
OpenAPI, Speicheradapter, Mandantenisolation, bereichsbasierte Autorisierung und workerbasierte Hintergrundverarbeitung bilden die operative Basis.
Technische Details
Funktionen und Anbindungen für die technische Abstimmung
Vor der Einführung stimmen wir die Funktionen der gewählten Version, die benötigten Systemanbindungen und eventuelle individuelle Entwicklungen ab.
Technische Details anzeigen
Hochladen, Versionieren und Speichern
Nextcloud, OneDrive, Google Drive und S3 kompatibler Speicheradapter, Dateiversion und abrufbarer UID
PDF-Vorschau und Miniaturansicht
schnelle Sichtprüfung für Sortier- und Kundendienstarbeiten
OCR und Inhaltsindex
Textextraktion, Suche, seitenbasierte Indizierung und Cache-Richtung OCR
Vorschlag zur KI-Identifizierung
Dokumenttyp, Partner, Projekt, Abteilung, Vertrag und eine Konfidenzangabe zum Vorschlag
Tags, Status, Kommentare
Dokumentensortierer, Gruppenvorgänge, Schließen, Wiederöffnen, Umgruppieren und Nachverfolgung der Verantwortlichen
Ereignis- und Benachrichtigungs-Engine
Neues Dokument, Kommentar, Eskalation, Kontrollbericht und Vorlagenbenachrichtigung
Geteilte Links
Ablauf, Widerruf, optionales Passwort und überwachter Zugriff
Docserver-Workflow
Signatur, Konvertierung und Zeitstempel als Jobs mit geprüften Ergebnissen
Tenant-Berechtigungen und Audit
versionierter Berechtigungskatalog, Rollen, direkte Benutzerausnahmen und nachvollziehbare effektive Berechtigungen
Nächster Schritt