Was macht das Archiv nützlich?

Neben der bloßen Aktenspeicherung sind eine einheitliche Klassifizierung, Fallkennung und Zugriffsordnung erforderlich. Im Dokumentenverwaltungsprozess von NOPA geben das Hochladen, Versionen und damit verbundene Entscheidungen zusammen dem Dokument einen Kontext.

Abruf und Dokumentenverfolgung

In der Bestandsaufnahme wählen wir die für die tägliche Arbeit notwendigen Suchfelder aus: zum Beispiel Partner, Dokumententyp, Datum und Fall-ID. Der erkannte Text hilft Ihnen bei der Suche und die Versionen und der Vorgangsverlauf zeigen, wie das Dokument zu seinem aktuellen Status gelangt ist.

Der Test der täglichen Nutzung kann die Suche nach einem abgeschlossenen Fall aus mehreren Ausgangspunkten umfassen: basierend auf dem Partnernamen, der Fall-ID oder einem bekannten Datum. Wenn das Ergebnis unsicher ist, sollten die Datenvereinheitlichung und die Dokumentbeziehungen überprüft werden. Die Analyse des Suchverhaltens hilft Ihnen dabei, die Felder auszuwählen, die Sie tatsächlich benötigen.

Auf die Organisation abgestimmte Aufbewahrungsordnung

Für jede Dokumentart sind die Aufbewahrungsfrist, der Fristbeginn und die Ausnahmen zu erfassen. Das Ablaufdatum ist ein Prüfpunkt: Die Bedingungen und die Genehmigung der Löschung müssen gesondert festgelegt werden. Die verfügbare Automatisierung wird auf Basis des jeweiligen Systems und der jeweiligen Version vereinbart.

Ein aktiver Fall und eine geschlossene Datei können unterschiedliche tägliche Aufgaben darstellen. Es lohnt sich, gesondert zu definieren, wer Daten korrigieren, wer frühere Versionen einsehen und wer eine Überprüfung der Aufbewahrungsregel veranlassen kann. Ausnahmen sollten auch einen dokumentierten Grund und eine verantwortliche Person haben.

Zugriff und nachweisbare Historie

Mitarbeitende erhalten Zugriff entsprechend ihrer Rolle und Aufgabe. Für eine Prüfung reicht die neueste PDF-Datei nicht immer aus: Auch die zum betreffenden Zeitpunkt gültige Version, die freigebende Person und die Zeitpunkte der Bearbeitung können erforderlich sein.

Im Verifizierungstest prüft es den Zugriff sowohl mit einer berechtigten als auch mit einer nicht berechtigten Rolle. Vereinbaren Sie bei der Vorbereitung des Audits die geforderten Nachweise und die Art ihrer Übermittlung. Der im System verfügbare Betriebsverlauf sollte basierend auf der angegebenen Version und den Bereitstellungseinstellungen überprüft werden.

Wie bereiten wir es vor?

Wir überprüfen den vorhandenen Bestand, Suchgewohnheiten und Regeln. Wir prüfen die Klassifizierung, Berechtigungen und den Abruf einer ausgewählten Datei und legen darauf basierend den nächsten Schritt der Einführung fest.

Bei der Übernahme bestehender Akten zählen neben Akten auch Metadaten, Fallbeziehungen und Zugriffe. Wir prüfen die Rückholung anhand einer kleinen Stichprobe und erfassen anschließend die Annahmebedingungen. Betriebssicherung und Dokumentenaufbewahrung sind getrennte Aufgaben: Für beides sollte eine bestimmte Person zuständig sein.

Anleitung zur Bedienung nach der Umsetzung · Der gesamte Prozess des Dokumentenmanagements · Archivierungsrichtlinie

Nächster Schritt

Lassen Sie sich von uns zu Ihrem eigenen Dokumentenprozess beraten.