1. Seien Sie der Meister des Dokumentenkreises
Für jeden Dokumenttyp sollte es einen Geschäftsführer geben. Er weist auf neue Bedürfnisse hin, kümmert sich um Klassifizierungsausnahmen und überarbeitet die Aufbewahrungsregeln mit den entsprechenden professionellen Akteuren. Eine neue Vertragsart oder ein geänderter Prozess kann sich auch auf das Ablagesystem auswirken.
2. Aufbewahrung ist mehr als ein Datum
Unter Aufbewahrung versteht man die geregelte Dauer und Reihenfolge der Aufbewahrung. Das Register sollte neben der Dokumentenart auch die Grundlage der Regelung, das fristauslösende Ereignis, den Verantwortlichen und etwaige Löschhindernisse enthalten. Auch eine Ausnahme aufgrund eines laufenden Verfahrens muss nachvollziehbar abgewickelt werden.
Der Ablauf allein sollte keine ungeprüfte Löschanweisung sein. Der Verlauf der Prüfung, Genehmigung und Umsetzung sollte später interpretierbar sein. Konkrete Fristen müssen auf der Grundlage der geltenden Vorschriften der Organisation festgelegt werden.
3. Versuchen Sie es mit echten Fragen
Finden Sie einen geschlossenen Fall für einen Partner, sein genehmigtes Dokument und eine frühere Version. Messen Sie die Zeit und notieren Sie die fehlenden Suchdaten. Ungenaue Metadaten sollten während des Klassifizierungsprozesses korrigiert und nicht durch eine andere manuelle Liste umgangen werden.
4. Überprüfen Sie Zugriffs- und Audit-Trails
Auch bei einem Jobwechsel oder einem Austritt müssen die Berechtigungen überprüft werden. Prüfen Sie anhand einer Stichprobe, ob Uploader, Modifikator, Genehmiger und Aktionsdatum abgerufen werden können. Es klärt vorab den Umfang der für die Prüfung erforderlichen Daten.
5. Speichern und Archivieren sind unterschiedliche Aufgaben
Das Backup dient der Wiederherstellung nach einer Störung. Das Archivsystem regelt, welches Dokument in welchem Kontext und wie lange aufbewahrt werden muss. Die Funktion beider muss überprüft werden: Es sollte ein Reset-Test und eine regelmäßige Stichprobe in den Archiven stattfinden.
Nächster Schritt
Lassen Sie sich von uns zu Ihrem eigenen Dokumentenprozess beraten.