1. Prozessbefragung

Der erste Schritt bei der Umstellung besteht darin, zu verstehen, welche Dokumente erstellt werden, woher sie kommen, wer sie verwaltet, welche Entscheidungen damit zusammenhängen und wo heute die meisten Verzögerungen oder Fehler auftreten. Ohne sie beschleunigt die Digitalisierung das bestehende Chaos nur.

2. Angleichung von Systemen und Vorschriften

Eine geeignete Plattform sollte sichere Speicherung, schnelles Abrufen, Rechteverwaltung, Anforderungen an elektronische Signaturen oder Zeitstempel sowie Archivierungslogik unterstützen. Im Fall von NOPA handelt es sich nicht um einzelne nachträgliche Ergänzungen, sondern um einen Teil des Dokumentlebenszyklus.

3. Verwaltung von Archiven und alten Dokumenten

Die Digitalisierung bestehender papierbasierter Dokumente ist ein gesonderter Entscheidungsbereich. Nicht alle alten Dokumente müssen sofort mit der gleichen Priorität bearbeitet werden. Es lohnt sich, eine Reihenfolge festzulegen, die auf Dokumentart, Aufbewahrungspflicht, geschäftlicher Nutzung und Risiko basiert.

4. Vorbereitung der Mitarbeiter

Digitales Dokumentenmanagement funktioniert, wenn Kollegen verstehen, was sich im Arbeitsalltag ändert. Ziel ist es nicht, die bisherigen Papierschritte in digitaler Form zu wiederholen, sondern dass das System einen wesentlichen Teil der Statusverfolgung, Benachrichtigung, Suche und Nachweise übernimmt.

5. Schrittweise Einführung und Messung

Eine zweiwöchige parallele Validierung kann eine gute Einführungsstrategie sein: Der alte und der neue Betrieb sind gleichzeitig zu sehen, Unterschiede können gemessen werden und Benutzerfeedback kann schnell eingearbeitet werden. Dies reduziert das organisatorische Risiko und sorgt für eine zuverlässigere Entscheidungsgrundlage vor dem Rollout.

Entscheidungsfragen vor der Einführung

  • Welcher Dokumentenprozess bietet Ihnen den besten ersten Piloten?
  • Welche Kennzahl zeigt, dass die neue Operation besser ist?
  • Ist eine parallele Validierung mit dem alten System erforderlich?
  • Wer entscheidet über Berechtigungs- und Archivierungsregeln?