Für welchen Prozess soll das Angebot gelten?
Legen Sie vor der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems fest, welche Dokumentarten zuerst einbezogen werden und welche Schritte sie durchlaufen. Der Aufbau eines durchsuchbaren Archivs stellt andere Anforderungen als ein Freigabeprozess mit mehreren Beteiligten und externen Systemen. Angebote lassen sich vergleichen, wenn sie dieselben Dokumentarten, Datenmengen und Abläufe abdecken.
Welche Faktoren bestimmen die Kosten?
Bei der Beratung zählen unter anderem Benutzer und Rollen, das eingehende Dokumentenvolumen, die Qualität des vorhandenen Bestands sowie der Bedarf an Scannen, Texterkennung und Systemanbindungen. Betrieb, Support und die geforderte Verfügbarkeit sind gesondert zu klären. Dies sind Kriterien für die Angebotserstellung; die konkreten Abrechnungseinheiten werden im Angebot festgelegt.
Einmalige und laufende Aufwendungen
Lassen Sie Bestandsaufnahme, Konfiguration, Datenmigration, Integrationen und Schulung getrennt ausweisen. Davon zu unterscheiden sind laufende Gebühren für Nutzung, Betrieb, Support oder die vereinbarte Dokumentenverarbeitung. Halten Sie auch fest, welche Änderungen ein neues Angebot erfordern.
Was sollte die Beschreibung von Migration und Integration enthalten?
Migration umfasst mehr als das Kopieren von Dateien: Auch die Übernahme von Vorgangskennungen, Metadaten, Versionen und Zugriffsrechten muss geklärt werden. Für jede Systemanbindung sollten Datenverantwortliche, übertragene Daten, die Zuordnung von Kennungen und die Fehlerbehandlung feststehen. Prüfen Sie anhand von Beispielen, ob übernommene Dokumente tatsächlich auffindbar und für die richtigen Benutzer zugänglich sind.
Wie lässt sich der Zeitplan für die Einführung erstellen?
Der Zeitplan hängt auch von Dokumentenbeispielen, den Entscheidungsverantwortlichen und dem Zugang zu bestehenden Systemen ab. Planen Sie getrennte Phasen für Bestandsaufnahme, Konfiguration, Erprobung und Übergabe. Ordnen Sie den Terminen die Aufgaben von Auftraggeber und Anbieter zu. So werden Abhängigkeiten sichtbar, die den nächsten Schritt verzögern könnten.
Welche Abnahmekriterien sind sinnvoll?
Wählen Sie einige Aufgaben, die sich mit echten Dokumenten durchspielen lassen: Eingang, Klassifizierung, Freigabe, Suche und die Bearbeitung eines Ausnahmefalls. Legen Sie fest, wer die Testergebnisse bewertet und welche Bedingungen für die Abnahme erfüllt sein müssen. Die Prüfung der Berechtigungen und die Schulung der Mitarbeitenden gehören ebenfalls zur Übergabe.
Wie messen Sie den betrieblichen Nutzen?
Erfassen Sie die heutigen Such- und Bearbeitungszeiten, den Anteil unvollständiger Dokumente und überfällige Vorgänge. Vergleichen Sie nach der Einführung dieselben Kennzahlen nach denselben Regeln. Prozentuale Einsparungen oder eine Amortisationsdauer sollten nur anhand eigener Ausgangsdaten und tatsächlicher Erfahrungen berechnet werden.
Was benötigen Sie für ein Beratungsgespräch mit NOPA?
Bringen Sie einige typische Dokumentenbeispiele mit, die Sie teilen dürfen, sowie eine Mengenschätzung und eine kurze Beschreibung des aktuellen Ablaufs. Benennen Sie die beteiligten Rollen, die angebundenen Systeme und das gewünschte erste Ergebnis. Auf dieser Grundlage lassen sich der Umfang der Bestandsaufnahme und der Inhalt des Angebots festlegen.
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