Von der Digitalisierung bis zum täglichen Betrieb
Für eine erfolgreiche Umstellung muss auch der Weg des Dokuments geplant werden: Wer erhält es, wer prüft es und wer nutzt es später. Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der Vorbereitung auf das erste Treffen.
Industrielles Scannen · Dokumentenmanagement · Digitales Archiv · E-route
Häufig gestellte Fragen vor der Bereitstellung
Was muss für die Beurteilung der Dokumentendigitalisierung vorbereitet werden?
Einige typische Dokumentenbeispiele, das Tages- oder Monatsvolumen und die Beschreibung der aktuellen Bearbeitungsschritte. Es ist wichtig, die Verantwortlichen, die gewünschten Suchdaten und die vorhandenen Systeme zu kennen.
Was ist der Unterschied zwischen Scannen und OCR?
Durch das Scannen wird ein digitales Bild des Papiers erstellt. OCR erkennt den Text im Bild und macht es durchsuchbar und verarbeitbar; Die Genauigkeit der Erkennung muss anhand von Stichproben überprüft werden.
Wie kann die Qualität digitalisierter Dokumente überprüft werden?
Die Vollständigkeit, Ordnung, Lesbarkeit der Seiten und der dem Dokument zugeordneten Daten sind zu prüfen. Die Art der Prüfung, die Probenahme und die Person, die für die Fehlerbeseitigung verantwortlich ist, sollten vor der Bearbeitung protokolliert werden.
Wie finde ich ein Dokument später wieder?
Die Suche kann nach Dokumenttyp, Partner, Datum und Fallkennung unterstützt werden. Der erkannte Text ist eine zusätzliche Suchoption; Der Zugriff auf die Ergebnisse wird durch die Rechte des Benutzers bestimmt.
Wer entscheidet über die Aufbewahrungsdauer und Löschung?
Die von der Organisation benannten Fachmanager legen die Regeln für jede Art von Dokument fest. Neben der Frist sind auch das Startereignis, Ausnahmen und die Löschungsgenehmigung zu klären; Durch Scannen allein ist keine Papiervernichtung möglich.
Hilft NOPA auch bei der Papierverarbeitung?
Der vereinbarte Postempfangs-, Industriescan- und Dokumentensortierdienst kann an die Software angebunden werden. Bei der Befragung werden Menge, Reihenfolge des Eingangs, Qualitätserwartungen und Umgang mit den Originalen erfasst.
Welchen Zusammenhang hat E-route mit der Dokumentenverwaltung?
E-route unterstützt den Lieferprozess. Zugehörige Dokumente und Übergabeereignisse können dem Fall mit gemeinsamen Geschäftskennungen zugeordnet werden; Auf die Art der Datenübertragung und die notwendigen Systemverbindungen wird gesondert eingegangen.
Sind alle Funktionen bei jedem Start sofort verfügbar?
Der Inhalt der Einführung richtet sich nach der verwendeten Version, den vorhandenen Systemen und den vereinbarten Bedürfnissen. Die Ergebnisse der Befragung erfassen die einzuführenden Funktionen, die notwendigen Anpassungen und die Abnahmebedingungen.
Was kostet die Digitalisierung?
Vorbereitung, Scannen, Texterkennung, Datenüberprüfung und Lieferung definieren zusammen die Aufgabe. Für ein genaues Angebot sind neben der Menge auch Musterdokumente und eine Beschreibung der gewünschten Leistung erforderlich.
Ordnet OCR das Dokument automatisch dem richtigen Fall zu?
Texterkennung und Fallzuordnung sind separate Aufgaben. Aufgrund des korrekt erkannten Textes kann es mehrere mögliche Partner bzw. Fälle geben. Der Klassifizierungsvorschlag muss gemäß dem festgelegten Prüfverfahren akzeptiert oder korrigiert werden.
Erstellung eines Digitalisierungsangebots · OCR und Klassifizierung im Detail
Nächster Schritt
Lassen Sie sich von uns zu Ihrem eigenen Dokumentenprozess beraten.