Drei Schritte, drei unterschiedliche Ergebnisse
Beim Scannen entsteht ein digitales Abbild des Papiers. OCR erkennt darin Text. Die Datenextraktion ermittelt anschließend beispielsweise Datum, Partnername oder Vorgangskennung. Die Klassifizierung bestimmt den Dokumenttyp und die mögliche Zuordnung zu einem Vorgang. Korrekt erkannter Text allein belegt deshalb noch keine korrekte Zuordnung.
Was beeinflusst die Texterkennung?
Unschärfe, gedrehte Seiten, geringer Kontrast und fehlende Bereiche können die Verarbeitung erschweren. Unterschiedliche Sprachen, Tabellen und Handschrift sollten anhand eigener Beispiele geprüft werden. Eine digital erzeugte PDF-Datei und ein gescanntes Bild bieten unterschiedliche Voraussetzungen: Zunächst ist zu klären, ob bereits auslesbarer Text vorhanden ist.
Was bedeutet ein Zuordnungsvorschlag?
Das System schlägt einen möglichen Wert oder Dokumenttyp vor. Im Dokumentensortierungsprozess von NOPA hilft die Prüfung durch die Sachbearbeitung dabei, das Dokument richtig zuzuordnen. Unsichere Kennungen, mehrere mögliche Partner oder fehlende Referenzen benötigen eine gesonderte Prüfung. Sie sollten nicht durch Vermutungen ergänzt werden.
Beispiel: ein mehrdeutiger Partnername
Ein eingehender Brief enthält die Namen von Absender und Empfänger. OCR kann beide korrekt erkennen, obwohl weiterhin unklar ist, welcher Partner dem Vorgang zugeordnet werden soll. Die Sachbearbeitung vergleicht den Vorschlag mit dem Dokumentinhalt und den verfügbaren Stammdaten. Geprüft wird hier die Bedeutung, nicht nur die Zeichenerkennung.
Wie lässt sich die Verarbeitung erproben?
Stellen Sie eine repräsentative Auswahl aus häufigen Dokumenten, seltenen Layouts und bekannten Fehlerfällen zusammen. Halten Sie den richtigen Dokumenttyp, die gesuchten Daten und die erwartete Vorgangszuordnung vorab fest. Messen Sie Feldgenauigkeit, korrekte Klassifizierung und den Aufwand für manuelle Korrekturen getrennt. Eine einzige Gesamtkennzahl kann Fehler bei wichtigen Kennungen verdecken.
Wie werden Ausnahmefälle behandelt?
Benennen Sie Verantwortliche für unleserliche, unvollständige oder nicht zuordenbare Dokumente. Nach einer Korrektur muss die Verbindung zwischen Original und endgültiger Klassifizierung nachvollziehbar bleiben. Bei der Bestandsaufnahme legen wir die Datenfelder, Prüfschritte und die im jeweiligen Projekt nutzbare Automatisierung fest.
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