Beschreiben Sie zunächst den Dokumentenbestand
Erfassen Sie die geschätzte Seitenzahl, die Zahl der Dokumente sowie Formate und Zustand. Ein geordneter, einheitlicher Stapel verursacht einen anderen Aufwand als gemischte Aktenordner. Doppelseitige Blätter, Anlagen, geheftete Dokumente und Sonderformate beeinflussen auch die Vorbereitung. Solche Beispiele sollten in der Stichprobe für das Angebot enthalten sein.
Welches Ergebnis benötigen Sie?
Klären Sie, ob Bilddateien, durchsuchbare PDFs oder Dokumente mit zugehörigen Daten benötigt werden. Einheitliche Dateinamen, Ordnerstrukturen, Dokumentgrenzen und Vorgangskennungen können zusätzliche Arbeit erfordern. Beschreiben Sie auch den Umfang der OCR- und Metadatenprüfung: Bloße Durchsuchbarkeit ist eine andere Anforderung als die Einzelprüfung kritischer Felder.
Übernahme und Umgang mit Papieroriginalen
Transport, Übernahmeprotokoll, Zugriff sowie Rückgabe oder Lagerung nach der Verarbeitung müssen vereinbart werden. Es sollte nachvollziehbar sein, welche digitale Lieferung zu welchem Papierbestand gehört. Über den weiteren Umgang mit den Originalen ist gesondert zu entscheiden. Scannen allein berechtigt nicht zur Vernichtung der Papierdokumente.
Welche Positionen sollte das Angebot ausweisen?
Vorbereitung, Scannen, Texterkennung, Datenerfassung, Qualitätsprüfung und Übergabe sollten getrennt benannt werden. Fragen Sie nach der Nachbearbeitung fehlerhafter Seiten, Sonderformaten und einem möglichen Import in das Zielsystem. Die Abrechnungseinheit kann je Position unterschiedlich sein. Das Angebot muss festlegen, was im vereinbarten Leistungsumfang enthalten ist.
Einmaliger Bestand oder laufender Eingang?
Die Digitalisierung eines Altarchivs ist ein begrenztes Projekt, die Bearbeitung der täglichen Eingangspost ein laufender Prozess. Bei kontinuierlicher Verarbeitung sind Mengenschwankungen, Übernahmezeiten und vereinbarte Übergabefristen zu klären. Bei einem einmaligen Projekt erleichtern ein Bearbeitungsplan und Teilabnahmen die Planung.
Wie lassen sich Angebote vergleichen?
Fordern Sie Angebote anhand derselben Stichprobe und desselben gewünschten Ergebnisses an. Vergleichen Sie die Gesamtkosten einschließlich Vorbereitung, Prüfung, Papierhandling und Datenübergabe. Halten Sie Mengenermittlung, Fehlerkorrektur und Abnahmekriterien fest. Auch mit NOPA müssen für einen konkreten Preis die tatsächliche Aufgabe und Dokumentenbeispiele abgestimmt werden.