Start: Das Dokument kommt an
Ein Unternehmen erhält das mit der Sendung verbundene Dokument in Papierform. Der Empfänger erfasst den Beleg, das Dokument wird gescannt und die Seiten werden auf Vollständigkeit geprüft. Ziel ist es, sicherzustellen, dass das Dokument nicht im Postfach eines Kollegen landet und auf die weitere Bearbeitung wartet.
Scan- und Papierverarbeitungsoptionen
Identifizierung: Der Vorschlag wird von einem Menschen geprüft
Aus der Texterkennung extrahierte Daten können dabei helfen, den Partner und den Fall zu identifizieren. Der Bearbeiter prüft den Vorschlag. Ist die Referenz unvollständig, verbleibt das Dokument bis zur Klärung durch eine zuständige Person.
Sortieren und Prüfen von Dokumenten
Verarbeitung: ein klarer nächster Schritt
Das geprüfte Dokument wird an den entsprechenden Fall und Genehmiger gesendet. Für die Teilnehmer sind der Status und die verantwortliche Person ein Hinweis darauf, was auf sie zukommt. Bei fehlerhaften oder unvollständigen Unterlagen sollte auch der Rücksendegrund in der Anamnese aufgeführt sein.
Link zu E-route
Handelt es sich um eine Transportangelegenheit, muss das Dokument mit dem entsprechenden Route, Frachtbrief oder Übergabeereignis verknüpft werden. Gemeinsame Identifikatoren und Datenübertragung zwischen E-route und Dokumentenmanagement werden zum Zeitpunkt der Einführung vereinbart; Sie sind nicht in allen Systemen gleich.
Die Rolle von E-route im Ökosystem von NOPA · Feld-Feedback mit Android-Anwendung
Abschluss: eine Angelegenheit, die später verstanden werden kann
Wenn der Fall abgeschlossen ist, ergeben das endgültige Dokument, die Fassungen und die Entscheidungshistorie zusammen ein interpretierbares Bild. Das Dokument bleibt gemäß den Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln der Organisation verfügbar. Bei einer späteren Kundenanfrage hilft die Fall-ID beim Wiederauffinden.
Was lohnt sich zu messen?
Die Zeitspanne vom Eingang bis zur Bestellung an den Sachbearbeiter, der Anteil der zur Klärung zurückgegebenen Dokumente und die Zeit bis zum Abruf eines abgeschlossenen Falles. Die erwartete Verbesserung kann anhand erster Messungen und Tests ermittelt werden.
Unternehmensverwaltung · Digitales Archiv · Häufig gestellte Fragen
E-route: von der Tourenvorbereitung bis zum Abschluss
Nächster Schritt
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