Igényfelmérés · Dokumentumkezelés

Milyen dokumentumkezelőre van szükségük?

A belépéstől a szinkronizálásig végigvesszük a dokumentumok útját. A válaszokból célzott egyeztetést és bevezetési javaslatot készíthetünk.

Csak arra válaszoljon, amit már tud. A szakmai kérdések opcionálisak, több lehetőség is jelölhető. A kérdőív az Önök igényeit méri fel, hogy a fontos funkciókat a bevezetéshez igazíthassuk.

Ne adjon meg jelszót, üzleti titkot vagy dokumentumok személyes adatait. A válaszokat nem mentjük automatikusan; elküldés előtt letöltheti a saját példányát.

01 / 12

Kiinduló helyzet és célok

A jelenlegi működésből indulunk ki. A becsült adatok is segítenek.

Mi a három legfontosabb probléma, amelyet megoldana?

Milyen rendszerben dolgoznak most és mit szeretnének megtartani belőle?

Hány munkatárs használná a dokumentumkezelőt?

Hány dokumentum érkezik egy hónapban?

Milyen dokumentumokkal dolgoznak? Például számla, szerződés, szállítólevél, személyügyi irat. Hány oldal és mekkora fájl jellemző?

02 / 12

Belépés és munkakörnyezet

Jelölje meg az elvárt belépési módokat és a használat helyét.

Hogyan szeretnének belépni?

E-mail és jelszó Céges egyszeri bejelentkezés (SSO) Microsoft Entra ID / Active Directory Kétlépcsős azonosítás Külső partnerek saját fiókja Egyeztetést kérek

Hol használnák a rendszert?

Irodai számítógépen Otthonról Mobiltelefonon Tableten Internet nélkül is Több telephelyen

Milyen felületi nyelvekre van szükség? Van belépési, munkamenet- vagy hálózati előírásuk?

03 / 12

Szervezet és jogosultságok

Ki láthatja, módosíthatja vagy adhatja tovább az iratokat?

Milyen elkülönítésre van szükség?

Több cég külön kezelése Osztályok és csoportok Projektek vagy ügyfelek szerinti hozzáférés Dokumentumonkénti jogosultság Külső könyvelő / auditor hozzáférése Csak olvasási jogosultság

Milyen szerepkörök legyenek? Ki tölthet fel, módosíthat, törölhet, oszthat meg vagy hagyhat jóvá?

Hogyan történjen az új munkatárs beléptetése, helyettesítése és hozzáférésének megszüntetése?

04 / 12

Beérkezés, posta és digitalizálás

A papíralapú és a már elektronikus iratok útját is felmérjük.

Honnan érkeznek dokumentumok?

Kézi fájlfeltöltés Tömeges feltöltés / ZIP E-mail és mellékletek Szkenner Mobilfotó Külső rendszer / API Figyelt mappa vagy felhőtárhely

Milyen postai vagy digitalizálási segítség kell?

Központi levélátvétel Bejövő és kimenő postakönyv Küldemények nyomon követése Ipari szkennelés Vonalkód / QR-kód azonosítás Papíriratok fizikai elhelyezésének követése

Milyen fájlformátumokat, régi állományokat és csúcsidőszaki mennyiségeket kell kezelni?

05 / 12

Feldolgozás, OCR és szortírozás

A dokumentum tartalmából ellenőrizhető adatok és besorolások készülhetnek.

Mely feldolgozási lépések fontosak?

PDF-előnézet és bélyegképek OCR / kereshető szöveg Dokumentumtípus felismerése Adatkinyerés (partner, dátum, azonosító) AI-besorolási javaslat emberi ellenőrzéssel Kézi szortírozási munkalista Tömeges besorolás Duplikátumok jelzése

Mihez kapcsolódjon egy dokumentum?

Partnerhez Projekthez Szerződéshez Osztályhoz Postakönyvhöz Ügyhöz Egyedi címkékhez

Mely mezők kötelezők? Milyen nyelvű vagy kézírásos iratok érkeznek? Hogyan ellenőrzik a felismert adatokat?

06 / 12

Napi munka, keresés és verziózás

Hogyan találják meg az iratokat és hogyan dolgoznak velük közösen?

Mely napi funkciókra van szükség?

Teljes szöveges keresés Szűrés dokumentumadatokra Mentett keresések Verziók és előzmények Kommentek és belső egyeztetés Átcsoportosítás Lezárás és feloldási kérelem Tömeges módosítás / export

Milyen adatok alapján keresnek leggyakrabban? Hogyan kezeljék az egyidejű módosítást és a régi verziókat?

07 / 12

Jóváhagyás, feladatok és értesítések

Írjon le egy jellemző folyamatot a beérkezéstől a lezárásig.

Milyen folyamatvezérlés kell?

Egy- vagy többlépcsős jóváhagyás Párhuzamos jóváhagyók Feltételes útvonalak Felelős és határidő Helyettesítés Elutasítás és javítás Automatikus eszkaláció Egyedi adatlapok / üzleti szabályok

Mikor kérnek értesítést?

Új dokumentumnál Módosításnál vagy kommentnél Jóváhagyási feladatnál Lejáró határidőnél Kezeletlen dokumentumnál Heti / havi összesítésben

Mi egy jellemző jóváhagyás menete, kik vesznek részt benne és mennyi idő alatt kell lezárni? Mely értesítési csatornákat használják?

08 / 12

Megosztás, hitelesítés és archiválás

A megosztási és megőrzési elvárásokat a bevezetés előtt egyeztetjük.

Hogyan adnák át a dokumentumokat?

Belső megosztás Lejáró külső hivatkozás Jelszóval védett link Letöltés korlátozása Hozzáférés visszavonása Megnyitások és letöltések naplózása

Milyen hitelesítési és megőrzési igényük van?

Elektronikus aláírás Időbélyegzés PDF-konverzió Hiteles másolat készítése Megőrzési idők beállítása Törlés jóváhagyása Visszaállítás / biztonsági mentés Teljes auditnapló

Milyen megőrzési időket, archiválási szabályokat és bizonyíthatósági követelményeket kell figyelembe venni?

09 / 12

Integráció, migráció és riportok

A kapcsolódó rendszerek és a régi iratállomány is része az igényfelmérésnek.

Mely rendszerekkel kell kapcsolat?

ERP / ügyviteli rendszer CRM Könyvelés / számlázás E-mail rendszer Nextcloud OneDrive / SharePoint Google Drive S3-kompatibilis tárhely Egyedi API

Mit kell a régi rendszerből átvenni?

Dokumentumfájlok Dokumentumadatok Verziók Jogosultságok Kommentek és státuszok Régi azonosítók és hivatkozások Eseménytörténet

Mely rendszereket használják pontosan, mekkora a meglévő állomány és milyen riportokra, kimutatásokra vagy exportokra van szükség?

10 / 12

Szinkronizálás

Mely tárhelyek és rendszerek között legyenek naprakészek a dokumentumok?

Mit szeretnének szinkronizálni?

Helyi mappát Hálózati meghajtót / NAS-t Nextcloudot OneDrive / SharePoint tárhelyet Google Drive tárhelyet S3-kompatibilis tárhelyet Más ügyviteli rendszert

Melyik irányban mozogjanak az adatok?

Milyen gyakran legyen szinkronizálás?

Mire kell kiterjednie a szinkronizálásnak?

Új fájlokra Módosításokra és verziókra Átnevezésre / áthelyezésre Dokumentumadatokra Jogosultságokra Törlések jóváhagyott átvezetésére Offline munka utáni frissítésre Hibajelzésre és újrapróbálásra

Ütközésnél melyik rendszer legyen az irányadó? Mi történjen törlésnél, megszakadt kapcsolatnál vagy azonos nevű fájloknál?

11 / 12

AI-asszisztens

Milyen feladatokat bízna az asszisztensre és milyen feltételekkel használná?

Miben segítene leginkább egy AI-asszisztens?

Kérdések megválaszolása a dokumentumok alapján Dokumentumok összefoglalása Adatok és határidők kiemelése Besorolási javaslatok Dokumentumok összehasonlítása Feladatok előkészítése A rendszer használatának segítése Jelenleg nem kérünk AI-asszisztenst

Milyen feltételekkel használnák?

Csak a felhasználó által elérhető iratokat lássa Hivatkozzon a válasz forrására Módosítás előtt kérjen jóváhagyást Legyen naplózható a működése Érzékeny iratok kizárhatók legyenek Saját / elkülönített környezetben működjön

Milyen konkrét kérdést vagy feladatot adna az asszisztensnek? Van AI-adatkezelési vagy nyelvi elvárásuk?

12 / 12

Bevezetés és prioritások

A válaszok alapján közösen kijelölhetjük az első bevezetési lépést.

Melyik NOPA-változat érdekli?

Mely három funkció nélkül nem indulhat el a rendszer és mi ér rá később?

Mikor szeretnének elindulni?

Van tervezett költségkeret, tárhely- vagy üzemeltetési elvárás? Milyen oktatásra, támogatásra és próbaüzemre van szükség?

Mitől lenne sikeres a bevezetés? Ki dönt róla és milyen további igényt egyeztessünk?

Utolsó lépés

Kapcsolattartó és elküldés

A csillaggal jelölt kapcsolattartási adatok kötelezők.

Név * E-mail * Szervezet *

Válaszok áttekintése

Az elküldéssel elfogadja, hogy a megadott adatokat a megkeresés megválaszolásához kezeljük. Részletek az adatvédelmi irányelvekben.