Posouzení požadavků · Správa dokumentů

Co potřebujete od systému správy dokumentů?

Projdeme vaše potřeby při práci s dokumenty od přihlášení až po synchronizaci. Odpovědi nám pomohou připravit cílenou konzultaci a návrh zavedení systému.

Odpovídejte jen na to, co už víte. Odborné otázky jsou nepovinné, lze označit několik možností. Dotazník zhodnotí vaše potřeby, abychom mohli úvodu přizpůsobit důležité funkce.

V dokumentech neuvádějte hesla, obchodní tajemství ani osobní údaje. Odpovědi se neukládají automaticky; před odesláním si můžete stáhnout vlastní kopii.

01 / 12

Výchozí situace a cíle

Vycházíme z aktuální operace. Pomáhají také odhadované údaje.

Jaké jsou tři hlavní problémy, které byste vyřešili?

V jakém systému nyní pracujete a co z něj chcete zachovat?

Kolik zaměstnanců by využívalo správce dokumentů?

Kolik dokumentů dostanete za měsíc?

S jakými dokumenty pracujete, například fakturami, smlouvami, dodacími listy či personálními dokumenty? Jaký je obvyklý počet stran a velikost souboru?

02 / 12

Přihlášení a pracovní prostředí

Vyberte požadované způsoby přihlášení a místa používání.

Jak se chcete přihlašovat?

Email a heslo Enterprise Single Sign-On (SSO) Microsoft Entra ID / Active Directory Dvoufázové ověření Vlastní účet externích partnerů Chci to konzultovat

Kde byste systém použili?

Na kancelářském počítači Z domova Na mobilním telefonu Na tabletu I bez internetu Na více místech

Jaké jazyky rozhraní potřebujete? Máte požadavky na přihlášení, relace nebo síť?

03 / 12

Organizace a oprávnění

Kdo může vidět, upravovat nebo sdílet dokumenty?

Jaká izolace je nutná?

Samostatné vedení několika společností Oddělení a týmy Přístup podle projektů nebo klientů Autorizace na dokument Přístup externí účetní / auditor Oprávnění pouze ke čtení

Jaké role by tam měly být? Kdo může nahrávat, upravovat, mazat, sdílet nebo schvalovat?

Jak se má řešit nástup zaměstnanců, zastupování a zrušení přístupu?

04 / 12

Příjem dokumentů, pošta a digitalizace

Posuzujeme také cestu papírových a elektronických dokumentů.

Odkud dokumenty pocházejí?

Ruční nahrání souboru Hromadné nahrávání / ZIP E-mail a přílohy Skener Mobilní fotka Externí systém / API Sledovaná složka nebo cloudové úložiště

Jakou poštovní nebo digitalizační pomoc potřebujete?

Centrální sběr pošty Evidence přijaté a odeslané pošty Sledovat zásilky Průmyslové skenování Identifikace čárovým kódem / QR kódem Sledování fyzického umístění papírových dokumentů

Jaké formáty souborů, starší soubory a maximální objemy je třeba zpracovat?

05 / 12

Zpracování, OCR a třídění

Z obsahu dokumentu lze vytvořit ověřitelná data a klasifikace.

Které kroky zpracování jsou důležité?

PDF-Náhled a miniatury OCR / prohledávatelný text Rozpoznávání typu dokumentu Extrakce dat (partner, datum, identifikátor) Návrh klasifikace AI s ověřením na člověku Pracovní seznam ručního třídění Hmotnostní klasifikace Označte duplikáty

S čím by měl být dokument spojen?

Na partnera Pro projekt Na smlouvu K oddělení K poštovní evidenci K případu Pro vlastní štítky

Která pole jsou povinná? V jakém jazyce nebo ručně psané dokumenty jsou přijímány? Jak se kontrolují rozpoznaná data?

06 / 12

Každodenní práce, vyhledávání a verzování

Jak najdou dokumenty a jak spolu spolupracují?

Jaké denní funkce jsou potřeba?

Fulltextové vyhledávání Filtrování dat dokumentu Uložená vyhledávání Verze a historie Připomínky a interní konzultace Přeskupování Požadavek na uzavření a odemknutí Hromadná úprava / export

Podle jakých údajů nejčastěji vyhledáváte? Jak se mají řešit souběžné úpravy a starší verze?

07 / 12

Schválení, úkoly a upozornění

Popište typický proces od příjmu po uzavření.

Jaký druh řízení procesu je potřeba?

Schválení v jednom nebo více krocích Paralelní schvalovatelé Podmíněné cesty Odpovědná osoba a termín Substituce Zamítnutí a oprava Automatická eskalace Individuální datové listy / obchodní pravidla

Kdy požadují oznámení?

Pro nový dokument Pro změny nebo připomínky Pro schvalovací úkol V končící lhůtě Za nezpracovaný dokument Týdenní / měsíční celkem

Co je typický schvalovací proces, kdo se ho účastní a jak dlouho trvá? Které oznamovací kanály se používají?

08 / 12

Sdílení, ověřování a archivace

Očekávání sdílení a uchovávání jsou dohodnuta před implementací.

Jak by se dokumenty předávaly?

Interní sdílení Externí odkaz vyprší Odkaz chráněný heslem Omezení stahování Odebrání přístupu Protokolování otevření a stažení

Jaké požadavky na ověřování a uchovávání mají?

Elektronický podpis Časové razítko Převod PDF Zhotovení ověřené kopie Nastavení retenčních časů Schválení výmazu Obnovit / zálohovat Kompletní protokol auditu

Jaké doby uchovávání, pravidla archivace a požadavky na dokazování je třeba vzít v úvahu?

09 / 12

Integrace, migrace a reporty

Související systémy a staré dokumenty jsou také součástí posouzení potřeb.

Ke kterým systémům se potřebujete připojit?

ERP / administrační systém CRM Vedení účetnictví / fakturace Emailový systém Nextcloud OneDrive / SharePoint Google Drive Úložiště kompatibilní se S3 Vlastní API

Co by mělo být převzato ze starého systému?

Soubory dokumentů Data dokumentu Verze Práva Komentáře a stavy Staré identifikátory a odkazy Historie událostí

Které systémy se přesně používají, jak velká je stávající zásoba a jaké reporty, výkazy nebo exporty jsou potřeba?

10 / 12

Synchronizace

Mezi kterými úložnými místy a systémy by měly být dokumenty aktuální?

Co chcete synchronizovat?

Místní složka Síťový disk / NAS Nextcloud Úložiště OneDrive / SharePoint Úložný prostor Google Drive Úložiště kompatibilní se S3 Další administrační systém

Jakým směrem by se měla data pohybovat?

Jak často byste měli synchronizovat?

Co by měla synchronizace pokrývat?

Pro nové soubory Pro změny a verze Pro přejmenování / přemístění Pro data dokumentu Za práva Přenos odstranění po schválení Aktualizace po práci offline Chcete-li nahlásit chybu a zkusit to znovu

Jaký systém by měl v případě kolize převládnout? Co by se mělo stát v případě smazání, přerušení připojení nebo souborů se stejným názvem?

11 / 12

Asistent AI

Jaké úkoly byste asistentovi svěřili a za jakých podmínek byste jej využili?

S čím by vám asistent AI nejvíce pomohl?

Odpovídání na otázky na základě dokumentů Souhrn dokumentů Zvýraznění dat a termínů Návrhy klasifikace Porovnejte dokumenty Příprava úkolů Pomáhá používat systém Momentálně nepotřebujeme asistenta AI

Za jakých podmínek by se používal?

Zobrazit pouze dokumenty, které má uživatel k dispozici Uveďte zdroj odpovědi Před provedením změn požádejte o schválení Nechte jeho provoz zaprotokolovat Citlivé dokumenty mohou být vyloučeny Pracujte ve svém vlastním / izolovaném prostředí

Jakou konkrétní otázku nebo úlohu byste zadali asistentovi? Máte požadavky na zpracování údajů pomocí AI nebo na jazyky?

12 / 12

Zavedení a priority

Na základě odpovědí můžeme společně vybrat první krok implementace.

O kterou variantu NOPA máte zájem?

Které tři funkce jsou nezbytné při spuštění a které mohou počkat?

Kdy chcete spustit systém do provozu?

Existuje plánovaný rozpočet, požadavky na skladování nebo provoz? Jaké školení, podpora a zkoušky jsou vyžadovány?

Co by znamenalo úspěšné zavedení? Kdo o něm rozhoduje a jaké další požadavky máme projednat?

Poslední krok

Kontaktní údaje a odeslání

Kontaktní údaje označené hvězdičkou jsou povinné.

jméno * E-mail * Organizace *

Zkontrolujte odpovědi

Odesláním souhlasíte s tím, že poskytnuté údaje budou zpracovány za účelem zodpovězení žádosti. Jde o detaily v pokynech pro ochranu údajů.