Posúdenie požiadaviek · Správa dokumentov

Čo potrebujete od systému správy dokumentov?

Prejdeme vaše potreby pri práci s dokumentmi od prihlásenia až po synchronizáciu. Odpovede nám pomôžu pripraviť cielenú konzultáciu a návrh zavedenia systému.

Odpovedzte len na to, čo už viete. Odborné otázky sú nepovinné, možno označiť viacero možností. Dotazník zhodnotí vaše potreby, aby sme mohli dôležité funkcie prispôsobiť úvodu.

V dokumentoch neuvádzajte heslá, obchodné tajomstvá ani osobné informácie. Odpovede sa neukladajú automaticky; pred odoslaním si môžete stiahnuť svoju vlastnú kópiu.

01 / 12

Východisková situácia a ciele

Vychádzame z aktuálnej prevádzky. Pomáhajú aj odhadované údaje.

Aké sú tri hlavné problémy, ktoré by ste vyriešili?

V akom systéme teraz pracuješ a čo si z neho chceš ponechať?

Koľko zamestnancov by využívalo správcu dokumentov?

Koľko dokumentov dostanete za mesiac?

S akými dokumentmi pracujete, napríklad faktúrami, zmluvami, dodacími listami či personálnymi dokumentmi? Aký je typický počet strán a veľkosť súboru?

02 / 12

Prihlásenie a pracovné prostredie

Vyberte požadované spôsoby prihlásenia a miesta používania.

Ako sa chcete prihlasovať?

Email a heslo Enterprise Single Sign-On (SSO) Microsoft Entra ID / Active Directory Dvojstupňová autentifikácia Vlastný účet externých partnerov Chcem to konzultovať

Kde by ste systém použili?

Na kancelárskom počítači Z domu Na mobilnom telefóne Na tablete Aj bez internetu Na viacerých miestach

Aké jazyky rozhrania potrebujete? Máte požiadavky na prihlásenie, relácie alebo sieť?

03 / 12

Organizácia a oprávnenia

Kto môže vidieť, upravovať alebo zdieľať dokumenty?

Aká izolácia je potrebná?

Oddelené vedenie viacerých spoločností Oddelenia a tímy Prístup podľa projektov alebo klientov Autorizácia na dokument Prístup externého účtovníka / audítora Povolenie len na čítanie

Aké role by tam mali byť? Kto môže nahrávať, upravovať, mazať, zdieľať alebo schvaľovať?

Ako sa má riešiť nástup zamestnancov, zastupovanie a zrušenie prístupu?

04 / 12

Príjem dokumentov, pošta a digitalizácia

Posudzujeme aj cestu papierových a elektronických dokumentov.

Odkiaľ pochádzajú dokumenty?

Manuálne nahrávanie súboru Hromadné nahrávanie / ZIP E-mail a prílohy Skener Mobilná fotografia Externý systém / API Sledovaný priečinok alebo cloudové úložisko

Akú poštovú alebo digitalizačnú pomoc potrebujete?

Centrálny zber pošty Evidencia prijatej a odoslanej pošty Sledujte zásielky Priemyselné skenovanie Identifikácia čiarovým kódom / QR kódom Sledovanie fyzického umiestnenia papierových dokumentov

Aké formáty súborov, staršie súbory a špičkové objemy je potrebné zvládnuť?

05 / 12

Spracovanie, OCR a triedenie

Overiteľné údaje a klasifikácie možno urobiť z obsahu dokumentu.

Ktoré kroky spracovania sú dôležité?

PDF-Ukážka a miniatúry OCR / text s možnosťou vyhľadávania Rozpoznanie typu dokumentu Extrakcia údajov (partner, dátum, identifikátor) Návrh klasifikácie AI s overením človekom Pracovný zoznam manuálneho triedenia Hromadná klasifikácia Označte duplikáty

S čím by mal byť dokument prepojený?

Na partnera Pre projekt Na zmluvu K oddeleniu K poštovej evidencii K prípadu Pre vlastné štítky

Ktoré polia sú povinné? V akom jazyku alebo rukou písané dokumenty dostávate? Ako sa kontrolujú rozpoznané údaje?

06 / 12

Každodenná práca, vyhľadávanie a vytváranie verzií

Ako nájdu dokumenty a ako spolupracujú?

Aké denné funkcie sú potrebné?

Fulltextové vyhľadávanie Filtrovanie údajov dokumentu Uložené vyhľadávania Verzie a história Pripomienky a interné konzultácie Preskupovanie Žiadosť o zatvorenie a odomknutie Hromadná úprava / export

Podľa akých údajov najčastejšie vyhľadávate? Ako sa majú riešiť súbežné úpravy a staršie verzie?

07 / 12

Schválenie, úlohy a upozornenia

Popíšte typický proces od prijatia po uzávierku.

Aký druh kontroly procesu je potrebný?

Schválenie v jednom alebo viacerých krokoch Paralelní schvaľovatelia Podmienené cesty Zodpovedná osoba a termín Substitúcia Zamietnutie a oprava Automatická eskalácia Individuálne dátové listy / obchodné pravidlá

Kedy požadujú oznámenie?

Pre nový dokument Pre zmeny alebo pripomienky Na schvaľovaciu úlohu V končiacom sa termíne Za nespracovaný doklad Týždenne/mesačne spolu

Aký je typický schvaľovací proces, kto sa na ňom podieľa a ako dlho trvá jeho dokončenie? Ktoré oznamovacie kanály sa používajú?

08 / 12

Zdieľanie, autentifikácia a archivácia

Očakávania zdieľania a uchovávania sú dohodnuté pred implementáciou.

Ako sa budú odovzdávať dokumenty?

Interné zdieľanie Externý odkaz sa končí Odkaz chránený heslom Obmedzenie sťahovania Zrušenie prístupu Protokolovanie otvorení a stiahnutí

Aké požiadavky na overenie a uchovávanie majú?

Elektronický podpis Časová pečiatka Konverzia PDF Vyhotovenie overenej kópie Nastavenie retenčných časov Schválenie výmazu Obnoviť / zálohovať Kompletný denník auditu

Aké doby uchovávania, pravidlá archivácie a požiadavky na dokazovanie treba brať do úvahy?

09 / 12

Integrácia, migrácia a správy

Súvisiace systémy a staré dokumenty sú tiež súčasťou hodnotenia potrieb.

Ku ktorým systémom sa potrebujete pripojiť?

ERP / administračný systém CRM Vedenie účtovníctva / fakturácia E-mailový systém Nextcloud OneDrive / SharePoint Google Drive Úložisko kompatibilné so S3 Vlastné API

Čo by sa malo prevziať zo starého systému?

Súbory dokumentov Údaje o dokumente Verzie práva Komentáre a statusy Staré identifikátory a referencie História udalostí

Ktoré systémy sa presne používajú, aká veľká je existujúca zásoba a aké výkazy, výkazy či exporty sú potrebné?

10 / 12

Synchronizácia

Medzi akými miestami a systémami by mali byť dokumenty aktuálne?

Čo chcete synchronizovať?

Miestny priečinok Sieťový disk / NAS Nextcloud Úložisko OneDrive / SharePoint Úložný priestor Google Drive Úložisko kompatibilné so S3 Ďalší administratívny systém

Akým smerom by sa mali dáta pohybovať?

Ako často by ste mali synchronizovať?

Čo by mala synchronizácia zahŕňať?

Pre nové súbory Pre zmeny a verzie Na premenovanie / premiestnenie Pre údaje dokumentov Za práva Prenos odstránení po schválení Aktualizácie po práci offline Ak chcete nahlásiť chybu a skúsiť to znova

Ktorý systém by mal v prípade kolízie prevládať? Čo by sa malo stať v prípade vymazania, prerušenia spojenia alebo súborov s rovnakým názvom?

11 / 12

Asistent AI

Aké úlohy by ste zverili asistentovi a za akých podmienok by ste ho využili?

S čím by vám asistent AI najviac pomohol?

Odpovedanie na otázky na základe dokumentov Súhrn dokumentov Zvýraznenie údajov a termínov Návrhy klasifikácie Porovnajte dokumenty Príprava úloh Pomáha pri používaní systému Momentálne nepotrebujeme asistenta AI

Za akých podmienok by sa používal?

Pozrite si iba dokumenty dostupné používateľovi Uveďte zdroj odpovede Pred vykonaním zmien požiadajte o schválenie Nechajte jeho prevádzku zaprotokolovať Citlivé dokumenty môžu byť vylúčené Pracujte vo vlastnom / izolovanom prostredí

Akú konkrétnu otázku alebo úlohu by ste zadali asistentovi? Máte požiadavky na spracovanie údajov pomocou AI alebo na jazyky?

12 / 12

Zavedenie a priority

Na základe odpovedí môžeme spoločne vybrať prvý realizačný krok.

O ktorý variant NOPA máte záujem?

Ktoré tri funkcie sú nevyhnutné pri spustení a ktoré môžu počkať?

Kedy chcete spustiť systém do prevádzky?

Existuje plánovaný rozpočet, skladovacie alebo prevádzkové požiadavky? Aké školenia, podpora a skúšky sú potrebné?

Čo by znamenalo úspešné zavedenie? Kto o ňom rozhoduje a aké ďalšie požiadavky máme prediskutovať?

Posledný krok

Kontaktné údaje a odoslanie

Kontaktné údaje označené hviezdičkou sú povinné.

meno * E-mail * Organizácia *

Skontrolujte odpovede

Odoslaním súhlasíte s tým, že poskytnuté údaje budú spracované na zodpovedanie žiadosti. Ide o detaily v usmerneniach na ochranu údajov.