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Anforderungsbewertung · Dokumentenmanagement

Was benötigen Sie von Ihrem Dokumentenmanagementsystem?

Von der Anmeldung bis zur Synchronisierung betrachten wir Ihren Umgang mit Dokumenten. Ihre Antworten helfen uns, ein gezieltes Gespräch und einen Vorschlag für die Einführung vorzubereiten.

Beantworten Sie nur das, was Sie bereits wissen. Die Fachfragen sind optional, mehrere Optionen können markiert werden. Der Fragebogen erfasst Ihre Bedürfnisse, damit wir die wichtigen Funktionen zur Einführung anpassen können.

Geben Sie in Dokumenten keine Passwörter, Geschäftsgeheimnisse oder persönlichen Informationen an. Antworten werden nicht automatisch gespeichert; Sie können Ihr eigenes Exemplar herunterladen, bevor Sie es senden.

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Ausgangssituation und Ziele

Wir beginnen mit dem aktuellen Vorgang. Auch geschätzte Daten helfen.

Was sind die drei größten Probleme, die Sie lösen würden?
In welchem System arbeiten Sie derzeit und was möchten Sie davon fernhalten?
Wie viele Mitarbeiter würden den Dokumentenmanager nutzen?
Wie viele Dokumente erhalten Sie im Monat?
Welche Dokumente bearbeiten Sie, etwa Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Personalunterlagen? Welche Seitenzahlen und Dateigrößen sind typisch?

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Anmeldung und Arbeitsumgebung

Wählen Sie die gewünschten Anmeldeverfahren und Einsatzorte.

Wie möchten Sie sich anmelden?
Wo würden Sie das System einsetzen?
Welche Sprachen benötigen Sie für die Oberfläche? Gibt es Vorgaben für Anmeldung, Sitzungen oder Netzwerkzugriff?

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Organisation und Berechtigungen

Wer kann die Dokumente sehen, ändern oder teilen?

Welche Isolierung ist erforderlich?
Welche Rollen soll es geben? Wer kann hochladen, bearbeiten, löschen, teilen oder genehmigen?
Wie sollen die Aufnahme neuer Mitarbeitender, Vertretungen und der Entzug von Zugängen geregelt werden?

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Dokumenteneingang, Post und Digitalisierung

Wir bewerten auch den Weg papierbasierter und elektronischer Dokumente.

Woher kommen Dokumente?
Welche Post- oder Digitalisierungshilfe benötigen Sie?
Welche Dateiformate, Altdateien und Spitzenmengen müssen bewältigt werden?

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Aufbereitung, OCR und Sortierung

Aus den Inhalten des Dokuments lassen sich überprüfbare Daten und Klassifizierungen ableiten.

Welche Bearbeitungsschritte sind wichtig?
Womit soll ein Dokument verlinkt werden?
Welche Felder sind Pflichtfelder? Welche sprachlichen oder handschriftlichen Dokumente werden empfangen? Wie werden erkannte Daten überprüft?

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Tägliche Arbeit, Suche und Versionierung

Wie finden sie die Dokumente und wie arbeiten sie zusammen?

Welche täglichen Funktionen werden benötigt?
Nach welchen Angaben suchen Sie am häufigsten? Wie sollen gleichzeitige Änderungen und ältere Versionen behandelt werden?

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Genehmigung, Aufgaben und Benachrichtigungen

Beschreiben Sie einen typischen Prozess vom Eingang bis zum Abschluss.

Welche Art der Prozesssteuerung ist erforderlich?
Wann fordern sie eine Benachrichtigung an?
Wie läuft ein typischer Genehmigungsprozess ab, wer ist daran beteiligt und wie lange dauert er? Welche Benachrichtigungskanäle werden genutzt?

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Teilen, Authentifizierung und Archivierung

Die Erwartungen an die Weitergabe und Aufbewahrung werden vor der Implementierung vereinbart.

Wie würden die Dokumente übergeben?
Welche Authentifizierungs- und Aufbewahrungsanforderungen gelten für sie?
Welche Aufbewahrungsfristen, Archivierungsregeln und Beweispflichten sind zu beachten?

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Integration, Migration und Berichte

Auch die dazugehörigen Systeme und Altdokumente sind Bestandteil der Bedarfsermittlung.

Zu welchen Systemen müssen Sie eine Verbindung herstellen?
Was soll vom alten System übernommen werden?
Welche Systeme kommen genau zum Einsatz, wie groß ist der Bestand und welche Berichte, Abrechnungen oder Exporte werden benötigt?

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Synchronisierung

Zwischen welchen Speicherorten und Systemen sollen die Dokumente aktuell sein?

Was möchten Sie synchronisieren?
In welche Richtung sollen sich die Daten bewegen?
Wie oft sollten Sie synchronisieren?
Was sollte die Synchronisierung abdecken?
Welches System soll sich im Falle einer Kollision durchsetzen? Was passiert bei Löschung, unterbrochener Verbindung oder gleichnamigen Dateien?

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KI-Assistent

Welche Aufgaben würden Sie dem Assistenten anvertrauen und unter welchen Bedingungen würden Sie ihn einsetzen?

Wobei würde Ihnen ein KI-Assistent am meisten helfen?
Unter welchen Bedingungen würde es verwendet werden?
Welche konkrete Frage oder Aufgabe würden Sie dem Assistenten geben? Gibt es Vorgaben zur Datenverarbeitung durch KI oder zu den Sprachen?

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Einführung und Prioritäten

Basierend auf den Antworten können wir gemeinsam den ersten Umsetzungsschritt auswählen.

Für welche NOPA-Variante interessieren Sie sich?
Welche drei Funktionen sind zum Start unverzichtbar und welche können warten?
Wann möchten Sie mit dem System starten?
Gibt es ein geplantes Budget, Speicher- oder Betriebsanforderungen? Welche Schulungen, Unterstützung und Tests sind erforderlich?
Woran messen Sie eine erfolgreiche Einführung? Wer entscheidet darüber und welche weiteren Anforderungen sollen wir besprechen?

Letzter Schritt

Kontaktdaten und Versand

Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Kontaktdaten sind Pflichtfelder.

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