A cégeknek, vállalkozóknak ekkortól kell a NAV-hoz beküldeni a 100 000 forint feletti ÁFA-értéket meghaladó számlákat a KOBAK-on, azaz a NAV Külső Online Bejelentő és Adatszolgáltató Keretrendszerén keresztül. Mindet digitalizálva, érvényesítve. Ez persze csak az első lépése egy hosszabb folyamatnak, amelynek a végén valószínűleg minden egyes számlát értékhatártól függetlenül hasonló módon kell majd lejelenteni az adóhatósághoz. Akik kézi számlatömböt használnak, azoknak is meg kell felelniük az előírásoknak, különben akár 500 000 forintos büntetést kell fizetniük. Ne feledjük azt sem, hogy a számlatömbős számlák adatait az érintett számlák esetében manuálisan kell előállítani a NAV előírásának megfelelő adatközlő dokumentumot, ez pedig egy jól működő vállalkozásnak begépelni még megterhelő is lehet.

Természetesen a felelősen gazdálkodó döntéshozóknak érdemes elektronikus számlázásra váltaniuk, ehhez pedig nagy segítség a NoPa. Az online rendszer segítségével ugyanis nem kell bíbelődni a számlákkal, a számolgatással, a digitalizálással, a szoftver mindent elvégez helyettük. Ezen túlmenően pedig cégünk non-stop ügyfélszolgálata gondoskodik arról, hogy mindig minden segítséget biztosítsunk, ráadásul a felvetődő nehézségeket is megoldjuk. A NoPa nem igényel külön beruházást, mindenféle már futó rendszerhez tud kapcsolódni, gördülékenyen beilleszkedve a mindennapokba, miközben fejleszti a hatékonyságot és nagy terheket vesz le a dolgozók, vezetők válláról.

A kezdetekhez jelentős támogatást nyújtunk, úgyhogy nincs szükség plusz beruházásokra, ráadásul az első hónapot a kölcsönös ismerkedésre szánjuk, azaz ingyenes próbahónapot kap ajándékba minden partnerünk. Ez egyrészt azt mutatja, hogy mennyire fontosak számunkra partnereink, és hogy tudjuk, termékünk megbízható, hasznos. Erre bizonyíték az is, hogy a próbahónap után még egyetlen partnerünk sem mondta vissza a szolgáltatást. Természetesen azokra is gondoltunk, akik egyelőre vonakodnak a szoftver használatától, nekik a számla digitalizáló szolgáltatásunkat ajánljuk, amelynek segítségével minden kézi számlát digitalizálni, időbélyegezni tudunk, ráadásul roppant olcsón.

2018. július 1. Egy újabb jelentős mérföldkő a digitalizált számlák történetében, de nem az utolsó, így aztán érdemes időben lépni.

E-számla területünkön egyre gyakoribb problémaként merül fel a számlák tárolásának feladata. Kibocsátói oldalról már tudjuk a követelményeket így azzal most nem foglalkozunk. Leginkább a számlázási szolgáltatónk vagy a saját fejlesztési csoportunk feje tisztában kell legyen vele. Befogadói oldalról jelentkezik a kötelezettség, hogy ezt a számlát elektronikusan a törvényben megszabott határidőig megőrizzük. Először is had kezdjem azzal, hogy az e-számla jó nem a NAV nem az állam és nem is a szolgáltatók találták ki, hogy minket bosszantsanak. A technológiának engedjünk utat! Nem azért fejlődik a világ, hogy minket akadályozzon hanem azért, hogy segítsen. Nemrég voltunk egy rendezvényen ahol ugyanaz a témakör felmerült könyvelők körében, és innen pozitív és negatív élményekkel távoztam. A mérleg nyelve ott állt meg ahol, a könyvelés a munkáját egyenlőre csak papíron tudja hatékonyabban (tisztelet a kivételnek) végezni ezért az e-számlákat nyomtatva kéri. Természetesen ezt megtehetjük senki és semmi nem akadályoz bennünket. Ha a befogadásról kell döntést hoznunk és ebbe bevonjuk a könyvelőt is akkor ezt jó ha tudjuk. Az e-számlákat NAV ellenőrzés során elektronikusan kell felmutatnunk így a mi részünkről egyenlőre erre kell megoldást találnunk. Legegyszerűbb módja saját tárhelyünkre egy külön könyvtárba lementenünk vagy ftp szerverünkre feltöltenünk (4 másodperces művelet) amennyiben kell havonta CD-re kiírjuk így biztonsági másolatunk is lesz. Jó esetben a tárhely szolgáltatóval olyan szolgáltatási szerződést kötöttünk, hogy biztosítja a mentéseket akkor még ezt sem kell megtennünk. Ma már tömérdek felhőalapú tárhely is igénybe vehető így közvetlenül is tárolható a számla mindenféle körülmény nélkül. Az ellenőrzés során csak az elvet kell a NAV-val közölni ha az egy fájlkezelős FTP eléréses történet senkit nem fog zavarni. Meglátásom szerint ha minden rendben van a cégnél és nincs takargatni valónk akkor a NAV nem fog a törvény szigorával a legkeményebben lesújtani mert állományok között kell keresgélnie.

“Fontos ugyanakkor hangsúlyozni, hogy bizonyító erővel egyedül az elektronikus számla rendelkezik, tehát hiteles dokumentumként az elektronikus számlát kell megőrizni, függetlenül a fenti megoldásoktól, kiemelt szerepe van tehát az archiválásnak.”

Leginkább a PKI (időbélyeg+PDF) formátumú e-számlával foglalkozunk többet mert szerintünk ez a kezelhetőbb rendszer függetlenebb formátum. Az ügyviteli rendszer alkotója legyen bármilyen nagy is készítse fel a rendszerét hogy a kapott XML-t vagy olvasható PDF állományt automatikusan be tudja tölteni a felhasználó. Arról nem is beszélve (ahogy mi is csináljuk) az e-mailünket automatikusan fel kell tudja dolgozza a rendszer. Így egy EDI be áthalló felhasználó barátabb rendszert kell kapjunk.

Legutolsó sorban egy másik megoldás, hogy amennyiben a számla kibocsátójától, vagy annak számlázási szolgáltatójától kérjünk a megőrzési időig tárolási hozzáférést vagy ügyfélkapu hozzáférést így a számláinkat attól a szolgáltatótól bármikor bárhol letölthetjük. Természetesen, érdemes valamilyen megegyezést is kötnünk, hogy ne csak egy felhasználó nevünk és jelszavunk legyen.

Összességében nem értem miért van félelem az e-számlával kapcsolatban. Tény, hogy a papír alapú számlák ott vannak foghatóak és rajzolhatunk rájuk. De ha én otthon hagyom a számlámat bármilyen ügyintézés alkalmával, vagy a könyvelőm kéri akkor csak előkapom a mobilom bejelentkezem a NOPA-ba és fél percen belül elküldöm.